Papierloses Büro? – digital und strukturiert


Immer mehr Firmen tendieren dazu, ein papierloses Büro einzurichten. Das dient nicht nur dem Umweltschutz, sondern spart Arbeitszeit und macht den Büroalltag effizienter. Doch wie funktioniert so ein papierloses Büro und welche Vor- und Nachteile bringt papierloses Arbeiten mit sich? Ist es für jede Firmengrösse und Branche interessant?

Was hinter dem papierlosen Büro steckt, wie Sie es planen und einrichten und welche Hürden Sie dabei nehmen müssen, haben wir Ihnen in diesem Beitrag zusammengestellt. Es lohnt sich in jedem Fall, auf ein papierloses Büro zu setzen, doch ist eine gründliche Planung wichtig, damit später alles reibungslos funktioniert!

Digitales Büro – Planung und Strategie

Wenn Sie sich dafür interessieren, ein papierloses Büro einzurichten, müssen Sie bereits im Vorfeld verschiedene wichtige Eckpunkte festlegen, damit die Digitalisierung im Büro funktioniert:

• Eignet sich ein papierloses Büro für Ihre Tätigkeiten und Arbeitsabläufe?

• Profitieren alle Mitarbeiter gleichermassen von dieser Neuerung? Wo ist gegebenenfalls etwas nachzubessern?

• Wer übernimmt bis wann das Einscannen aller Papierbelege und wo sollen diese gespeichert werden? Beispielsweise auf der Festplatte, dem internen Server oder in der Cloud.

• Wie werden die gescannten Daten sinnvoll strukturiert, damit sie wieder gefunden werden können?

• Wie lassen sich künftige Arbeitsabläufe regeln, damit sie in die neue Struktur des papierlosen Büros passen? Beispielsweise müssen Kunden künftig Dokumente per E-Mail schicken, Briefpost könnte zentral gescannt und der Adressat informiert werden. So findet er die digitale Datei zeitnah.

• Festlegung der Rechtssicherheit von Unterschriften (elektronische Signatur) sowie Archivdokumenten mit manuellen Unterschriften. Achtung: viele Dokumente müssen auch weiterhin im Original archiviert sein.

• Wer wird die Sicherheit und Datenpflege übernehmen? Wer steht den Mitarbeitern bei Fragen zum papierlosen Büro zur Verfügung?

Vorteile des papierlosen Büros

Volle Ordner mit viel Papierakten benötigen einen grossen Lagerplatz. In grösseren Firmen ist der Zugriff auf Papierarchive häufig kompliziert. Die Akten müssen unter Umständen in weiter entfernte Gebäudekomplexe gebracht werden, was bei grossen Datenmengen aufwändig ist und auch noch längere Zeit in Anspruch nehmen kann. Dazu kommt das Verlustrisiko, wenn Akten stets ausserhalb der Fachabteilung im Umlauf sind. Es gibt auch die Untugend, Unmengen von Kopien anzufertigen, um diese anstelle der Originale an die Kollegen zu geben. Dadurch wird der Papierverbrauch enorm gesteigert. Das ist sowohl kostenintensiv als auch schlecht für die Umwelt.

Ein papierloses Büro bietet hingegen viele Vorteile:

• Die Zugriffsrechte (Leserechte) für gescannte Dokumente können so festgelegt werden, dass alle Abteilungen einen unkomplizierten und gleichzeitigen Zugriff auf die Daten haben.

• Prozesse lassen sich durch die digitalen Daten automatisieren und beschleunigen, das macht die Arbeit wesentlich effizienter und sorgt für eine höhere Produktivität.

• Durch moderne papierloses-Büro-Software können auch Aussendienstmitarbeiter oder Zweigstellen vom Zugriff auf die aktuellen Daten profitieren.

• Die Kundenbetreuung kann vereinfacht und beschleunigt werden, da jeder Mitarbeiter alle Daten abrufen kann – sowohl im Vertrieb als auch in der für Reklamationen zuständigen Abteilung. Ein papierloses Büro sorgt für einen schnellen Service und eine hohe Kundenzufriedenheit.

Hinzu kommen folgende Faktoren:

• Ein papierloses Büro spart Lagerplatz

• Der schnelle Zugriff sorgt für eine enorme Zeitersparnis, da umständliches Suchen entfällt

• Weniger Kopien, Ordner und Regale sorgen für geringere Kosten und mehr Nachhaltigkeit

• Die Datensicherheit kann optimiert werden, da nur autorisierte Personen Lese- oder Schreibzugriff auf die Daten erhalten. Hingegen kann praktisch jeder einen Papierordner aus dem Regal nehmen.

Papierloses Büro und die Ordnerstruktur

Ein papierloses Büro kann die Ordnerstruktur bereits bei der Planung und vor dem Scannen der vorhandenen Dateien optimieren. Die gründliche Vorbereitung sorgt dafür, dass der Ordnerstamm so sinnvoll angelegt ist, dass jede Abteilung, aber auch Zweigstellen sich digital gut zurechtfinden. Das sorgt für eine komfortable und beinahe selbsterklärende Bedienung.

Je einfacher ein papierloses Büro zu bedienen ist, desto leichter finden sich neue Mitarbeiter, Azubis, aber auch die aktuelle Belegschaft damit zurecht. Die Vereinfachung bei der Arbeit macht mehr Spass und motiviert die Mitarbeiter.

Komplett ohne Papier geht es meist jedoch trotzdem nicht, da viele Verträge oder andere Nachweise und Urkunden zwar gescannt werden dürfen, aber im Original archiviert werden müssen. Büroschränke oder Aktenregale sowie vor allem verschliessbare Aktenschränke für Archive sind daher noch lange nicht passé. Diese und viele weitere Büromöbel erhalten Sie bei uns in vielen Ausführungen.