Die Digitalisierung schreitet heutzutage schnell voran und macht auch vor dem Büro nicht Halt. Im Grunde sind die Grundzüge des Smart Office bereits gelegt worden, als der erste Computer in die Arbeitswelt Einzug erhielt. Seitdem entwickelt sich die Technik rasant und neben Arbeitsgeräten wie Laptop, Computer, Tablett oder Handys werden auch andere Digitalisierungen immer interessanter, um die Arbeit zu erleichtern. Ein Smart Office hat viele Abstufungen und die Alltagserleichterung kann bis dahin gehen, dass das Büro selbstständig die Lichter an und ausschaltet und die Türen verschliesst. Was kann also ein Smart Office und was sind die Vorteile?
Was ist ein Smart Office eigentlich?
Als Smart Office wird ein Büro dann bezeichnet, wenn es über die gängige Technik, über die Arbeit hinaus, technische Systeme integriert hat, die miteinander verbunden sind und verschiedene Arbeitserleichterungen schaffen sollen. Meist sind in diese Systeme Erinnerungsapps eingeschaltet, sodass die Mitarbeiter an das Leeren des Papierkorbs oder den Haltungswechsel am Schreibtisch erinnert werden. Auch digitale Whiteboards für Präsentationen, die untereinander Informationen austauschen, gehören dazu.
Welche Vorteile bietet ein Smart Office?
Ein Smart Office soll nicht nur der Arbeitserleichterung dienen, sondern das Arbeiten auch nachhaltiger machen und die ökologische Bilanz verbessern. Auch soll gesundheitlichen Problemen der Mitarbeiter vorgebeugt werden. Ein Smart Office kann also – je nachdem, welche technischen Geräte integriert werden – unterschiedliche Nutzen haben.
- Smart Office – Sicherheitsvorkehrungen
Ein Smart Office hat eine Vielzahl an Sicherheitsvorkehrungen, die gerade bei grossen und mittelständischen Unternehmen von Vorteil sein können. Intelligente Rauchmelder sind schon seit vielen Jahren ein Begriff und alarmieren selbstständig die Feuerwehr, sollte irgendwo ein Brand ausbrechen. Durch technische Neuheiten wie Gesichtserkennung oder dem Scannen von Fingerabdrücken kann die Zugangsbarriere erhöht werden und es können sich keine ungebetenen Gäste in die Gebäude einschleichen. So ist für Arbeitsmaterial und Firmengeheimnisse ein bestmöglicher Schutz garantiert.
- Smart Office – Automatisierter Luftaustausch
Lüften ist im Büro oft eine ständige Quelle von Ärger, gerade wenn mehrere Personen gleichzeitig in einem Büro arbeiten. Dem einen ist es schnell zu kalt, ein anderer sitzt auch im Winter am liebsten bei offenem Fenster in der Frischluft an seinem Bürotisch. Ein Smart Office sorgt über Lüftungsanlagen selbst für den regelmässigen Luftaustausch. Es misst CO2 und Sauerstoffgehalt in der Luft und kann so stets für einen optimalen Luftaustausch sorgen, der Müdigkeit der Mitarbeiter vorbeugt.
- Smart Office – Energiekosten werden effizient gesenkt
Ein smartes Office kann für eine Senkung der Energiekosten sorgen. Durch Präsenzmelder wird ermittelt, ob eine Person anwesend ist und wie viele Personen anwesend sind. Entsprechend wird das Licht oder die Heizung automatisch reguliert, ohne, dass eine Einwirkung von aussen nötig ist. Nicht jeder denkt immer daran, alle Lichter, die nicht benötigt werden, auch auszuschalten. In einem smarten Office kann eine App diese Funktion übernehmen und sorgt so für eine bessere Energieeffizienz.
- Smart Office – Bessere Kommunikation der Mitarbeiter untereinander
Ein Smart Office kann durch diverse Apps und miteinander verbundene Systeme die Kommunikation unter den Mitarbeitern nachhaltig verbessern. So wird ein schnellerer Informationsfluss erreicht und die Arbeitsprozesse laufen weniger stockend. Auch unterstützt die vereinfachte Kommunikation den Gemeinschaftssinn der Mitarbeiter und fördert damit die Gesamtatmosphäre des smarten Office.
- Smart Office – Verbessertes Zeitmanagement
Durch die vielen automatischen Erinnerungen kann das Zeitmanagement der Mitarbeiter verbessert werden. Vieles, was früher noch im Terminkalender oder auf Notizzetteln stand, kann digital gespeichert werden. So ist nicht nur gewährleistet, dass die Mitarbeiter jederzeit und von überall ihre Terminkalender und Deadlines im Blick haben. Deadlines werden auch nicht mehr so schnell übersehen oder vergessen. Wenn das Erinnerungssystem einmal richtig programmiert ist, werden Arbeiten nicht mehr auf den letzten Drücker erledigt.
Das Smart Office richtig einführen
Es liegt in der Natur des Menschen, Neuerungen erst einmal skeptisch gegenüberzustehen. Nicht selten finden sich Vorreiter mit Aussagen konfrontiert wie: „Das haben wir noch nie gebraucht“; „Das ging bisher auch immer so“ oder „Mit meiner alten Methode bin ich schneller, weil ich die schon kenne.“ Die Einführung smarter Systeme braucht daher etwas Fingerspitzengefühl, um die Mitarbeiter nicht zu überfordern und ihnen die Vorteile der neuen Systeme näherzubringen. Gut ist es, hierfür eine eigene Person anzustellen, denn die Einführung kann schwierig sein. Auch das Vertrauen in die digitale Technik bekommt meist spätestens an dem Punkt Risse, an dem nicht mehr selbst darüber entschieden werden darf, wann wo welches Licht angeschaltet wird. Mitarbeiter fühlen sich hier schnell in ihrer Autonomie beschnitten. Ein gutes Autonomiegefühl ist aber für die Produktivität der Mitarbeiter sehr wichtig. Dass durch das smarte Office nicht nur Kosten gespart und ökologisch nachhaltig gewirtschaftet werden kann, sondern auch persönliche Vorteile entstehen, sollte daher klar kommuniziert werden. So muss immer deutlich gemacht werden, dass durch die Arbeitserleichterung der einzelne mehr Energie für seine eigentliche Arbeit zur Verfügung stehen hat und die Konzentration auf das Wesentliche bei einem smarten Office sehr viel einfacher ist. Haben Sie noch Fragen? Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf. Buero-blitz.ch hilft Ihnen weiter.