Schriftliche Kommunikation – das A und O im Unternehmen


Wie erreicht man Mitarbeitende und Kundinnen und Kunden am effektivsten? Die Antwort liegt in der schriftlichen Kommunikation. Effektive Kommunikationsstrategien sowie zielgruppenorientierte Ansprachen sind der Schlüssel für gute Beziehungen innerhalb sowie ausserhalb eines Unternehmens.

Schriftliche Kommunikation begegnet uns täglich. Sie kann formell oder informell sowie vertikal als auch horizontal stattfinden. Doch egal, auf welcher Ebene wir kommunizieren – das „Wie“ ist der ausschlaggebende Faktor.

Zu kommunizieren, ist ein Skill, der erlernt werden muss, von welchem wir aber nicht nur in der ökonomischen Welt, sondern auch im alltäglichen Leben profitieren. Wir wollen gemeinsam mit Ihnen in die Facetten der schriftlichen Kommunikation eintauchen und nützliche Strategien erkunden, die Ihre schriftliche Kommunikation nachhaltig stärken.

Kommunikation im Unternehmen – wo findet sie statt?

Wir kommunizieren tagtäglich miteinander. Im Bereich der Wirtschaft spielt die interne Kommunikation hierbei eine hervorgehobene Rolle. Die interne Kommunikation nutzt Kommunikationswege eines Unternehmens, um die Verständigung zwischen beispielsweise Führungskräften und Mitarbeitenden oder zwischen Mitarbeitenden möglich zu machen.

Hierbei unterscheidet man zwischen drei Ebenen der Kommunikation:

  • Persönlich: Die persönliche Kommunikation findet von Angesicht zu Angesicht, zum Beispiel am Besprechungstisch, statt.
  • Schriftliche Kommunikation: Unter diese Ebene fallen beispielsweise offizielle Briefe, Mitarbeiterzeitungen oder das schwarze Brett eines Unternehmens.
  • Digital: Digitale Kommunikation findet durch den E-Mail-Verkehr, Nachrichten über interne Kommunikationstools, Videokonferenzen oder Intranets statt.

Die schriftliche Kommunikation kann sowohl formeller als auch informeller Natur sein. Unter formeller Kommunikation versteht man den Austausch zwischen den Führungskräften mit den Mitarbeitenden. Der „Flurfunk“ hingegen, der als informelle Austausch bekannt ist, bezeichnet den ungezwungenen internen Austausch innerhalb des Teams eines Unternehmens.

Tools für die schriftliche Kommunikation im Unternehmen

Um gute, schriftliche Kommunikation sicherzustellen, sind Tools notwendig, die die Verständigung im Unternehmen vereinfachen. Hierbei existieren sowohl digitale als auch analoge Kanäle.

Digitale Kommunikation im Unternehmen

In grösseren Unternehmen haben sich sogenannte Intranets etabliert. Ein Intranet bietet Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, News schnell und unkompliziert an Mitarbeitende zu schicken. Zudem können wichtige Präsentationen und Daten, wie der Kundenstamm eines Unternehmens, in das Intranet integriert werden, sodass jedes Teammitglied jederzeit Zugriff auf die Informationen besitzt.

Eine weitere Option, um die schriftliche Kommunikation im Unternehmen zu fördern, ist der Unternehmensnewsletter. Kurzinformationen, Jubiläen oder die Zahlen des letzten Geschäftsjahres können via eines Newsletter-Tools an ausgewählte Gruppen verschickt werden, um sie zu informieren. Der Newsletter ist nicht nur der internen, sondern auch der externen Kommunikation dienlich.

Die schriftliche Kommunikation auf formeller und informeller Ebene kann durch die Verwendung von Instant Messaging-Tools effizienter gestaltet werden. Besonders in Zeiten des Remote Workings, wo viele Mitarbeitende an Ihrem Bürotisch zu Hause sitzen, kann so sichergestellt werden, dass wichtige, interne Informationen direkt an die Betroffenen gelangen. Dies beschleunigt Entscheidungsprozesse, gerade bei dringenden Anliegen.

Analoge Kommunikation im Unternehmen

Altbewährt und immer noch beliebt – das schwarze Brett ist in vielen Unternehmen immer noch die erste Wahl der schriftlichen Kommunikation. Auf eine für jeden zugängliche Art und Weise können so Themen des Betriebsrates oder allgemeine Informationen bekannt gemacht werden.

Für die schriftliche Kommunikation, die Informationen mit hohem Stellenwert vermitteln soll, wird heute noch gerne das Format des Briefes verwendet. Ein Brief vermittelt den hohen Stellenwert eines Mitarbeitenden und besitzt einen offiziellen Charakter.

Die schriftliche Kommunikation im Unternehmen verbessern

Wie können die vorgestellten Tools nun effektiv genutzt werden, um die schriftliche Kommunikation zu verbessern? Der Ausdruck spielt hierbei eine bedeutende Rolle. Durch die richtigen Tipps und Strategien können Botschaften klar und unmissverständlich überbracht werden, sodass die Arbeit im Unternehmen produktiver wird.

Schriftliche Kommunikation – Formulierungen optimieren

Beim Schreiben eines Textes neigen wir häufig dazu, möglichst viele Informationen in einem Satz zu verarbeiten. Das überfordert Leserinnen und Leser jedoch schnell. Daher gilt die Faustregel: Pro Satz nur eine Information. Des Weiteren sollten Sie auf leere Floskeln verzichten und sich auf das Relevante und Wichtige fokussieren.

Schriftliche Kommunikation birgt immer die Gefahr von Missverständnissen, da das Gegenüber Ihre Mimik, Gestik und Tonalität nicht persönlich empfängt. Dadurch können auch freundliche gemeinte Nachrichten schnell angreifend wirken. In informelleren Kontexten können solche Missverständnisse vermieden werden, indem Sie mit Emojis oder lautsprachlichen Geräuschen wie „Puhh“ oder „Hmmm“ arbeiten. Schreiben Sie jedoch mit einem Vorgesetzten oder Kunden, sollten Sie natürlich auf die Kontext gebenden Merkmale verzichten.

Zeit nehmen für die schriftliche Kommunikation

Insbesondere, wenn wir lange arbeiten und viel schreiben, neigen wir dazu, in ein Schreibloch mit Tunnelblick zu fallen. Wir verwenden dann unsaubere Formulierungen, Wortwiederholungen oder grammatikalisch inkorrekte Sätze, ohne, dass wir dies aktiv bemerken.

Daher ist es wichtig, sich für die schriftliche Kommunikation Zeit zu nehmen. Wenn Sie einen Text verfasst haben, ist es hilfreich, diesen für etwa eine Stunde liegenzulassen und dann, wenn Sie gedankliche Freiräume geschaffen haben, Korrektur zu lesen. Mit einem frischen Blick schafft man einen besseren Feinschliff.

Zudem sollten Sie wichtige Briefe oder Mails niemals unter dem Einfluss Ihrer Emotionen schreiben. Gerade, wenn Sie sich geärgert haben, beeinflussen die Emotionen unsere Ausdrucksweise, was hohes Konfliktpotenzial birgt. Lassen Sie sich also Zeit beim Verfassen. Die meisten Anliegen können auch am nächsten Tag mit einem kühlen Kopf geklärt werden.

Das Optische in der schriftlichen Kommunikation

Saubere Formate und strukturierte Texte verbessern die schriftliche Kommunikation im Unternehmen. Die vielen Informationen in Ihren Aktenschränken in eine E-Mail oder einen Newsletter zu bringen, ist keine leichte Aufgabe und erfordert Konzentration und Struktur. Daher sollten Sie, wenn Sie viele Informationen verarbeiten, Ihr Dokument formatieren.

Darunter fällt zum Beispiel die Verwendung von Zwischenüberschriften zu den jeweiligen Themen, Fettungen sowie Aufzählungspunkte. Achten Sie zudem darauf, Paragrafen nicht zu lang zu verfassen – das erhöht den „Wall-Effect“ und wirkt auf den Lesenden erschlagend.

Die schriftliche Kommunikation im Unternehmen verbessern

Schriftliche Kommunikation ist ein unverzichtbares Instrument in der heutigen Geschäftswelt. Sie ermöglicht klare und dokumentierte Informationsübermittlung, was besonders in komplexen und formellen Kontexten von grosser Bedeutung ist.

Gute schriftliche Kommunikation trägt zur Vermeidung von Missverständnissen bei, fördert die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungsprozessen und unterstützt eine effiziente Zusammenarbeit, insbesondere in internationalen und dezentralen Teams. Darüber hinaus dient sie als offizielle Aufzeichnung von Absprachen und Vereinbarungen.

Die Fähigkeit, präzise und effektiv schriftlich zu kommunizieren, ist daher essenziell für den professionellen Erfolg und die reibungslose Durchführung von Geschäftsprozessen. Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf, wenn Sie mehr über schriftliche Kommunikation wissen wollen.