Wenn neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in einem Betrieb durchstarten sollen, ist es für beide Seiten gleichermaßen wichtig, dass der Start gelingt. Einerseits erhalten die Beschäftigten durch die Onboarding Phasen hindurch Unterstützung dabei, sich in ihrem Wirkungsfeld einzufinden. Andererseits profitiert das Unternehmen, wenn das Onboarding neuer Mitarbeiter gelingt und diese so bereits früh eingebunden werden können. Sie können sich so leichter in ihre Stellen einfinden, ihre eigene Position im Team sichern und Arbeitsabläufe kennenlernen. Durch die damit verbundene Steigerung von Leistung, Effizienz und Zufriedenheit sinkt die Frustrationsrate und damit auch die Fluktuation im Betrieb.
Ein gelungenes Onboarding neuer Mitarbeiter ist also ganz klar im Interesse aller Beteiligten und eine Win-Win-Situation. Damit in den ersten, sicherlich noch aufregenden Wochen nichts untergeht oder vergessen wird, kann es hilfreich sein, eine Onboarding Checkliste zu erstellen. Büro-blitz.ch hat für Sie einige Tipps zusammengestellt, wie Sie für eine nachhaltige und erfolgreiche Einarbeitung und Einbindung neuer Mitarbeitender sorgen können.
Beim Onboarding ist gute Vorbereitung der Schlüssel
Wenn das Onboarding Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen möglichst reibungslos zu einem guten Einstieg in den Job verhelfen will, ist eine gute Vorbereitung der vielleicht wichtigste Baustein. Alle Formalitäten für die Einstellung und für den Start des neuen Personals sollten bereits vorher zusammengetragen werden. Das heißt: Alles, was am ersten Tag bereits unterschrieben werden muss, sollte vorliegen. Egal ob es sich dabei um Steuerunterlagen, Formulare über die Ausgabe von Schlüsseln oder um ein ausgedrucktes Mitarbeiterhandbuch handelt, beim Onboarding neuer Mitarbeiter ist es wichtig, diesen alle essentiellen Informationen bereitzustellen. Auch Kontaktinformationen und Ansprechpartner, beispielsweise von der Personalabteilung, sollten mitgeteilt werden, um die Orientierung zu erleichtern oder bei Fragen weiterzuhelfen.
Im nächsten Schritt beim Onboarding neuer Mitarbeiter sollten sämtliche Arbeitsmaterialien und der Arbeitsplatz für den Einstand vorbereitet werden. Dies sollte im Idealfall bereits mehrere Tage im Voraus geschehen, damit auch wirklich alles einsatzbereit ist, wenn die neuen Beschäftigten ankommen. Ein ordentlicher, sauberer Arbeitsplatz mit bestenfalls ergonomischer Ausstattung ist ohnehin ein Muss. Der Computer sowie Maus, Tastatur und alle anderen Geräte sollten einwandfrei funktionieren und keine Fehler beim Onboarding neuer Mitarbeiter verursachen. Dazu gehört auch, den Namen, die Berechtigungen und weitere Details in allen notwendigen Systemen zu hinterlegen, die die Beschäftigten nutzen werden. Das sogenannte digitale Onboarding kann verhindern, dass neue Mitarbeitende Probleme beim Zugriff auf ihre Arbeitsmaterialien und -inhalte haben, was wiederum den Start im Unternehmen erschwert. Es lohnt sich also, sämtliche Zugangsdaten zu sammeln und direkt zu Beginn bereitzustellen. Das Onboarding neuer Mitarbeiter beginnt weit vor der Ankunft der betreffenden Person.
Onboarding gelingt am besten ohne Zeitdruck
Beim Onboarding neuer Mitarbeiter ist der vielleicht wichtigste Tipp von allen, dass diese an ihren ersten Arbeitstagen nicht völlig sich selbst überlassen werden sollten. Im Idealfall erfahren neue Beschäftigte zum Start in ihre Karriere etwas über die Unternehmenskultur und -struktur, statt bloß Dokumente zu unterschreiben. Thematisiert werden sollten bei gelungenem Onboarding neuer Mitarbeiter auch die hierarchischen Strukturen vor Ort, wie die Befehlsketten und wie die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen funktionieren und welche Hinweise sonst noch für den Alltag im Firmenumfeld wichtig sind. Auf die Checkliste für das Onboarding neuer Mitarbeiter gehört übrigens auch, diese im Unternehmen herumzuführen und wichtige Personen in verschiedenen Abteilungen vorzustellen, die sie kennen sollten. Hierbei kann gerne auch auf kleine Details oder Arbeitshilfen gesetzt werden wie zum Beispiel auf die Karte eines Gebäudes bei großen Betrieben. Alle notwendigen Schlüssel oder Sicherheitszertifikate sollten überreicht, erläutert und gegebenenfalls vorgeführt werden. Dem Onboarding neuer Mitarbeiter steht nichts mehr entgegen, als wenn diese vor verschlossenen Türen warten müssen.
Es kann für beide Seiten hilfreich sein, neuen Kollegen eine Art informellen Mentor zuzuweisen, der sie in den ersten Wochen ihrer Tätigkeit unterstützt. Idealerweise fällt die Wahl hierbei auf jemanden aus der gleichen Abteilung, der mit den Kernaufgaben vertraut ist und für Fragen im Onboarding neuer Mitarbeiter zur Verfügung stehen kann. Auf diese Weise kann verhindert werden, dass neue Beschäftigte sich einsam und verloren vorkommen oder überfordert und unsicher werden, was gleichsam auch ihrer Motivation und ihrem Engagement im Wege stehen würde. Zentral für das Onboarding neuer Mitarbeiter ist es auch, die Neuankömmlinge im Unternehmen vorzustellen. Nicht nur beim Rundgang im Büro, sondern auch via E-Mail oder mit einigen Minuten in zentralen Meetings. Das Kollegium sollte wissen, welche Aufgaben das neue Personal übernimmt. Schön ist es besonders, wenn auch einige Sätze über den Werdegang oder den Background verloren werden. Andere Kollegen werden so ermutigt, sich ebenfalls vorzustellen. Das Onboarding neuer Mitarbeiter gelingt dann am besten, wenn die Unterstützung des Teams da ist.
Onboarding neuer Mitarbeiter braucht Nachbereitung
Neben der guten Vorbereitung ist auch eine gewissenhafte Nachbereitung wichtig, um den langfristigen Erfolg vom Onboarding neuer Mitarbeiter zu sichern. Ein Tipp ist es dabei, nach Feedback zur Einarbeitung und zum Willkommen im Unternehmen zu fragen. Anhand der Antworten kann der Prozess vom Onboarding neuer Mitarbeiter in Zukunft verbessert werden. Nach einem Monat und auch in der Folgezeit sollten Gespräche wiederholt werden, um sicherzustellen, dass in der Zwischenzeit keine Schwierigkeiten aufgekommen sind und der neue Kollege sich tatsächlich gut im Arbeitsalltag eingefunden hat.
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