Die Kommunikation am Arbeitsplatz ist grundlegend und entscheidend für den Erfolg des Teams und des Unternehmens. Ob in traditionellen Büros, kreativen Werkstätten oder im Home-Office – die Art, wie wir kommunizieren, macht unseren Arbeitsalltag massgeblich aus. Verschiedene Faktoren, die uns zunächst nicht wichtig erscheinen, haben eigentlich einen Einfluss auf unsere Kommunikation haben. Um die Kommunikation zu verbessern und Arbeit effektiver zu erledigen, gilt es bestimmte Dinge zu beachten.
Darum ist Kommunikation am Arbeitsplatz so wichtig
Kommunikation ist die Grundlage von jedem Austausch – so eben auch der Austausch auf der Arbeit. Eine gute und erfolgreiche Kommunikation fördert Verständnis, Teamarbeit und Innovation. Sie ermöglicht es Teams, effizienter zu arbeiten, Konflikte zu minimieren und Ziele schneller zu erreichen.
Herausforderungen bei der Kommunikation auf der Arbeit
Trotz ihrer Bedeutung kann effektive Kommunikation am Arbeitsplatz herausfordernd sein. Viele Dinge erschweren uns im Arbeitsalltag eine klare Kommunikation. Dazu gehören beispielsweise Missverständnisse ausgelöst durch digitale Kommunikation, kulturelle Unterschiede oder auch Informationsüberflutung.
Bürolayout: entscheidend für die Kommunikation auf der Arbeit
Das Bürolayout wird oft übersehen, wenn es um die richtige Kommunikation am Arbeitsplatz geht – zu Unrecht. Die Art, wie Büromöbel angeordnet sind, trägt einen wesentlichen Teil dazu bei, wie die Kommunikation am Arbeitsplatz abläuft.
Offene Bürolayouts
Um die Kommunikation am Arbeitsplatz zu fördern, sollten Büros möglichst offen gestaltet sein. Das fördert die Zusammenarbeit und erleichtern die Kommunikation zwischen Teams. So können spontane Gespräche und der Ideenaustausch gefördert werden.
Sinnvoll ist dafür beispielsweise eine Zoneneinteilung. Hier werden unterschiedliche Arbeitszonen für verschiedene Aufgaben errichtet. Es könnte z.B. Zonen für folgende Zwecke geben:
- Zusammenarbeit
- Einzelarbeit
- Meetings
- Entspannung
Die Zonen sollten den Funktionen nach passend eingerichtet sein. Beispielsweise sollten für die Zusammenarbeit grosse Bürotische zur Verfügung stehen, während Bereiche für die Einzelarbeit mit Trennwänden für mehr Ruhe ausgestattet werden sollten. Bequeme Bürostühle sind ebenfalls wichtig, da diese zum Austausch mit anderen Mitarbeitenden einladen.
Auch eine ansprechende Atmosphäre durch genügend Licht und Büroleuchten ist notwendig: Eine lichtdurchflutete Umgebung hält die Mitarbeitenden wach, sodass sie eher bereit sind, an der Kommunikation am Arbeitsplatz teilzuhaben.
Besprechungsräume
Um ein effektives Meeting abhalten und die richtige Kommunikation am Arbeitsplatz etablieren zu können, bedarf es gut ausgestattete Besprechungsräume. Es sollte auf einladende Besprechungstische und bequeme Konferenzstühle geachtet werden, damit so ein Raum für ungestörte Diskussionen und kreative Brainstorming-Sitzungen geschaffen werden kann.
Strategien für bessere Kommunikation am Arbeitsplatz
Neben der richtigen Büroausstattung sollten verschiedene Strategien der effektiven und respektvollen Kommunikation am Arbeitsplatz beachtet werden.
Klare Kommunikation
Vor allem bei digitalen Nachrichten ist es wichtig, sich klar auszudrücken und kurzzuhalten. Vermeiden Sie demnach Fachjargon, komplizierte Sätze und formulieren Sie deutlich das Hauptziel Ihrer Nachricht. Ebenfalls sinnvoll ist es, die aktive Form, anstatt die passive zu verwenden. Das liegt daran, dass aktive Formen direkter, und damit leichter zu verstehen, sind. Sie machen auch klar, wer Handelnder und was das Objekt der Handlung ist. Halten Sie sich an diese Regeln, können Sie zu einer effizienteren Kommunikation am Arbeitsplatz beitragen.
Aktives Zuhören
Zuhören ist der Schlüssel zu einer guten und effektiven Kommunikation am Arbeitsplatz. Bemühen Sie sich darum, das, was die andere Person sagt, zu verstehen und warten Sie nicht nur darauf, selbst zu sprechen. Wichtig ist beim aktiven Zuhören im Unternehmenskontext, die andere Person nicht zu unterbrechen und offene, konkrete Fragen zu stellen.
Regelmässiges Feedback
Ermutigen Sie offenes Feedback, um Missverständnisse zu klären und Vertrauen aufzubauen. Achten Sie beim Feedback geben darauf, konstruktiv und spezifisch zu sein und im ausgewogenen Masse positive und negative Aspekte zu nennen.
Anpassung an verschiedene Kommunikationsstile
Achten Sie darauf, dass unterschiedliche Menschen unterschiedliche Kommunikationsstile haben, die die Kommunikation am Arbeitsplatz auf diverse Arten beeinflussen kann. Hier sind einige Beispiele für verschiedene Kommunikationsstile:
- Assertiv
- Passiv
- Aggressiv
- Passiv-aggressiv
Versuchen Sie den Kommunikationsstil ihres Gegenübers zu erkennen und passend auf diesen zu reagieren.
Richtige Werkzeuge nutzen
Wenn Sie mit einer oder mehreren anderen Personen etwas besprechen wollen, ist es wichtig das passende Kommunikationstool zu nutzen. Denken Sie darüber nach, ob Sie jemanden persönlich, per E-Mail, per Videocall oder durch ein anderes Werkzeug kontaktieren sollten. Versuchen Sie in jedem Fall, die Chancen für Missverständnisse durch das passende Kommunikationswerkzeug gering zu halten und so eine klare Kommunikation am Arbeitsplatz zu begünstigen.
Fazit: So geht Kommunikation am Arbeitsplatz
Die effektive Kommunikation am Arbeitsplatz ist ein dynamischer Prozess, der stetige Aufmerksamkeit und Anpassung erfordert. Um die eigene Kommunikation zu verbessern, müssen verschiedene Dinge in den Fokus genommen werden – das Bürolayout, diverse Kommunikationsstile, aktives Zuhören und vieles mehr. Wenn diese Elemente erfolgreich zusammengeführt werden, steht einer effektiven Kommunikation nichts mehr im Wege. Weiterhin kann ein wesentlicher Beitrag zu einer produktiven und harmonischen Arbeitsumgebung geleistet werden.
Auch in Zukunft werden wir uns weiteren Herausforderung bei der Kommunikation auf der Arbeit stellen müssen. Die Arbeit von zuhause wird immer beliebter, sodass neue, innovative Kommunikationstools notwendig sind. Versuchen Sie demnach, diesen neuen Werkzeugen möglichst offen gegenüberzustehen.
Vor allem scheint aber eine Kombination aus digitaler und persönlicher Kommunikation ein bewährtes Kommunikationsmodell zu sein. Unternehmen, die in beide Aspekte investieren, werden eine stärkere, engagiertere Belegschaft und eine kreativere, effizientere Arbeitskultur durch die erfolgreiche Kommunikation am Arbeitsplatz schaffen.