Der Arbeitsbericht von letzter Woche, ein klingelndes Telefon und ein volles E-Mail-Postfach – klingt nach dem Alltag im Büro. Wie kann man es schaffen, effizient im Büro zu arbeiten bei all den Aufgaben, die einen umgeben?
Ein unstrukturierter Arbeitsplatz stellt einen grossen Zeitfresser in unserer täglichen Arbeit dar. Oftmals verlieren wir uns selbst in den Stapeln an Zetteln, Notizen und bevorstehenden Gesprächen – es müssen also Strukturen geschaffen werden, die helfen, effizienter im Büro zu arbeiten.
Wir wollen mit Ihnen einige Tipps und Strategien entdecken, die Ihnen helfen, einen geordneten Arbeitsplatz zu schaffen. Denn nur wer Kontrolle über seinen Arbeitsplatz hat, kann effizient im Büro arbeiten – und das an jedem Tag und unter allen Umständen.
Ein organisiertes Büro schaffen
Der Weg, um effizient im Büro zu arbeiten, beginnt mit der richtigen Einrichtung. Wer im täglichen Chaos auf dem Bürotisch versinkt, der wird kaum in der Lage sein, strukturiert an seine Aufgaben heranzugehen. Demnach ist es wichtig, seinen Arbeitsplatz regelmässig aufzuräumen und überflüssige Dokumente und Notizen zu entsorgen. Das fördert nicht nur die Konzentration, sondern lässt Sie auch einen besseren Überblick über noch offene Aufgaben haben.
Räumen Sie also alles von Ihrem Schreibtisch, was Sie nicht benötigen. Hierbei können Sie Gebrauch von kleinen Bürohelfern machen, wie zum Beispiel einer breiten Untertischschublade oder Monitorhalterungen, um zusätzlichen Platz zu schaffen, den der Bildschirm sonst einnehmen würde.
Effizient arbeiten im Büro mit Bewegung
Nicht nur der Arbeitsplatz sollte organisiert sein, sondern auch Ihre Gedanken. Denn nur, wer nicht tausend Dinge auf einmal im Kopf hat, schafft es, effizient im Büro zu arbeiten. Hierbei ist es nachgewiesen, dass es kontraproduktiv ist, den gesamten Tag im Sitzen zu arbeiten.
Daher ist es wichtig, sich ab und zu ein wenig zu bewegen, um das Protein BDNF (Brain-derives Neurotrophic Factor) zu produzieren. Das Protein hilft, die Leistungsfähigkeit unseres Gehirns anzukurbeln. Dabei sind elektrisch höhenverstellbare Schreibtische nützlich, um die Arbeitsposition unkompliziert zu verändern, um Ihre Konzentration wiederherzustellen.
Zudem sollten Sie es vermeiden, viele Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten. Multitasking ist ein wahrer Effizienzkiller, da unser Gehirn nicht darauf ausgelegt ist, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen. Wenn wir unsere Aufmerksamkeit ständig auf verschiedene Dinge legen, begünstigt dies Stress und Fehleranfälligkeit, was für effizientes Arbeiten im Büro kontraproduktiv ist.
Effizient arbeiten im Büro mit besserer Kommunikation
Teamwork steigert nachweislich die Effektivität von Lösungen, was es erleichtert, effizient im Büro zu arbeiten. Denn allein Strategien zu entwickeln, kann schnell zu Überlastung und Stress führen, wodurch wir uns selbst sabotieren. Indem Sie offen mit Ihren Kolleginnen und Kollegen kommunizieren, Aufgaben möglicherweise umverteilen und manchmal auch „Nein“ sagen, können Sie von effektivem Arbeiten im Büro profitieren.
Zudem ist es leichter, effizient im Büro zu arbeiten, wenn neuronale Reize greifbarer sind. Das bedeutet, dass je einfacher die Kommunikation ist, desto höher Ihre Aufmerksamkeit und somit die Chance ist, erfolgreich Ihre Aufgaben zu bewältigen.
Effizient arbeiten im Büro mit dem richtigen Zeitmanagement
Das richtige Zeitmanagement spielt ebenfalls eine Rolle, um effizient im Büro zu arbeiten. Dazu zählt zum Beispiel, nicht acht Stunden am Tag durchzuarbeiten, sondern sich auch einmal Zeit für eine Pause zu nehmen, um Ihrem Gehirn zu Chance zu geben, sich zu erholen. Man spricht davon, dass man nicht länger als 45 Minuten in der Lage ist, sich fokussiert auf eine Aufgabe zu konzentrieren.
Demnach sollten Sie nach etwa spätestens eine Stunde eine kurze Pause einlegen, Ihren Blick vom Computer abwenden und tief durchatmen. Kurze Meditationen helfen, neuen Fokus zu finden und die innere Ruhe wiederherzustellen.
Aufgaben priorisieren, um effizient im Büro zu arbeiten
Nicht jede Aufgabe besitzt dieselbe Wichtigkeit. Mit Hilfe von beispielsweise To-Do-Listen können Sie sich einen grundlegenden Überblick über die anstehenden Aufgaben schaffen. Geben Sie den Aufgaben eine Priorität:
- Prio 1: Muss sofort erledigt werden
- Prio 2: Wichtig, aber kann noch warten
- Prio 3: Unwichtig, kann nach allen anderen Dingen in Angriff genommen werden
Wichtig ist es, dass Sie Ihre To-Do-Liste schriftlich festhalten und erledigte Tasks abhaken. Hierfür eignen sich beispielsweise Online-Tools wie Trello.
Effizient arbeiten im Büro mit ungestörten Arbeitszeiten
Ein Grund, weshalb man an einigen Tagen unproduktiv ist, ist, dass man immer wieder von seinen eigenen Aufgaben abgelenkt wird. Vermeiden Sie daher Ablenkung, wie Chatanfragen, Telefonate oder ein lautes Arbeitsumfeld, wie zur Mittagszeit.
Setzen Sie sich am Tag eine Zeitperiode von mindestens einer Stunde, in welcher Sie versuchen, fokussiert und produktiv an wichtigen Aufgaben zu arbeiten. Hierfür ist es hilfreich, sich zum Beispiel im Kommunikationstool auf „Nicht stören“ zu setzen, das E-Mail-Postfach zu schliessen und in Grossraumbüros Ohrstöpsel zu verwenden, um die Ablenkung durch Gespräche zu vermeiden.
Endlich wieder effizient arbeiten im Büro mit den richtigen Strategien
Effizientes Arbeiten im Büro ist entscheidend für Ihre Produktivität und Zufriedenheit. Durch die Einrichtung einer organisierten und strukturierten Arbeitsumgebung können Ablenkungen minimiert und Arbeitsabläufe optimiert werden.
Wichtige Faktoren für effizientes Arbeiten sind die Nutzung digitaler Organisationstools, klare Prioritätensetzung, regelmässige Pausen und eine gute Zeitmanagementstrategie. Ausserdem fördern eine offene Kommunikation und ein gutes Arbeitsklima die Motivation und Zusammenarbeit im Team, was Sie effizient im Büro arbeiten lässt.