Zeit ist ein kostbares Gut, besonders für Berufstätige – umso wichtiger wird da eine effektive Zeitplanung auf der Arbeit. Zwischen Meetings, Präsentationen planen, E-Mails beantworten und Pausen bleibt oft wenig Raum für effizientes, fokussiertes Arbeiten.

Die Folgen sind deutlich: Es kommt zu Stress und dem Gefühl, Deadlines nicht einhalten zu können. Ein gutes Zeitmanagement ist daher unerlässlich, um produktiv, motiviert und entspannt durch den Arbeitsalltag zu kommen. Es gibt eine Vielzahl an einfachen Strategien und Tools, die dabei helfen können, Arbeit besser zu bewältigen und eine effektive Zeitplanung aufzustellen.

Einfache Methoden für die effektive Zeitplanung

Verschiedene Methoden können angewandt werden, um die eigene Zeit bestmöglich einzuplanen. Hier finden Sie zwei beliebte Strategien, die eine effektive Zeitplanung ermöglichen und Sie im Arbeitsalltag unterstützen können.

Das Eisenhower-Prinzip: Aufgaben priorisieren

Beim Eisenhower-Prinzip werden Aufgaben anhand ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit in eine von vier Kategorien eingeteilt:

• Wichtig und dringend (z.B. akute Probleme lösen)
• Wichtig, aber nicht dringend (z.B. strategische Projekte)
• Dringend, aber nicht wichtig (z.B. viele E-Mails)
• Weder wichtig noch dringend (z.B. Social Media)

Konzentrieren Sie sich zuerst auf Kategorie 1, dann 2. So stellen Sie sicher, dass Sie das Wesentliche erledigen. Die Priorisierung von Aufgaben ist eine wesentliche Strategie, um eine effektive Zeitplanung zu etablieren.

Um Aufgaben problemlos im Auge zu behalten, können Sie Ihre individuelle Eisenhower-Matrix beispielsweise an Ihre Trennwand im Büro anbringen – so haben Sie Ihre Prioritäten klar vor sich.

Die Pomodoro-Technik: Fokussiert in Zeitblöcken arbeiten

Bei dieser Methode wechseln sich 25-Minuten Arbeitsblöcke mit 5-minütigen Pausen ab. Nach vier Arbeitsblöcken macht man eine längere 15-30-minütige Pause. Der Vorteil: Durch den Fokus auf eine Sache bleibt man produktiv, kann Pausen bewusst einplanen und implementiert so eine effektive Zeitplanung.

Auch bei dieser Methode ist es sinnvoll, den Pomodoro-Timer im Auge zu behalten. Eigens für diese Technik entworfene Uhren gibt es online zu kaufen. Stellen Sie sich eine solche Uhr gut sichtbar auf Ihren Bürotisch, um im Blick zu behalten, wie viel Zeit bis zur nächsten Pause bleibt. So können Sie sich motivieren, für die überbleibende Zeit fokussiert zu arbeiten und eine effektive Zeitplanung zur Bewältigung Ihres Workloads etablieren.

Einfache Tipps für Zeitmanagement und -planung

Neben den oben genannten, wissenschaftlich bewährten Methoden zur effektiven Zeitplanung, gibt es noch andere Tipps, die einfach im Arbeitsalltag integriert werden können.

• Zeitfresser eliminieren: Analysieren Sie Ihren Arbeitsalltag und identifizieren Sie Aktivitäten, die einer effektiven Zeitplanung im Weg stehen (z.B. E-Mails checken, Social Media). Versuchen Sie diese einzuschränken oder ganz zu eliminieren. Wenn Sie merken, dass Ihnen die Konzentration ausgeht und Sie sich ablenken wollen, ist es zumeist besser, eine Pause einzulegen.
• Den Tag strukturieren: Strukturieren Sie für eine effektive Zeitplanung Ihren Tag vorab mit Zeitblöcken für bestimmte Aufgaben. Halten Sie diese Zeiten konsequent ein. Auch kleine Rituale, wie jeden Morgen die drei wichtigsten Aufgaben festzulegen, können helfen.
• Aufgaben delegieren: Überlegen Sie, welche Ihrer Aufgaben andere erledigen könnten. Delegieren Sie nach unten in der Hierarchie oder an externe Dienstleister.
• Pufferzeiten einplanen: Kalkulieren Sie bei Projekten extra Zeit für Unvorhergesehenes ein. So vermeiden Sie Termindruck und können auch in stressigen Situationen, eine effektive Zeitplanung aufrechterhalten.
• Persönliche Energiekurve nutzen: Legen Sie anstrengende/wichtige Aufgaben auf Zeiten, wo Sie besonders leistungsfähig sind. Nutzen Sie Energietiefs zum Beantworten von Mails oder für Routinetätigkeiten.
• Pausen nutzen: Scrollen Sie in Ihrer wohlverdienten Pause nicht nur auf Social Media – nutzen Sie diese lieber effizient, um Energie zu tanken. Sie können beispielsweise frische Luft schnappen, eine kurze Yoga-Übung auf Ihrem Bürostuhl machen oder sich mit anderen Mitarbeitenden austauschen. Pausen sind ein wichtiges Tool für eine langfristig erfolgreiche, effektive Zeitplanung.

Das perfekte Büro, um effektiv Zeit einzuplanen

Ein gut strukturierter Arbeitsplatz ist die Basis für die effektive Zeitplanung im Job. Durch die richtigen Büromöbel und eine sinnvolle Organisation Ihres Schreibtisches schaffen Sie die optimale Umgebung, um konzentriert und fokussiert zu arbeiten. So vermeiden Sie unnötige Ablenkungen und Zeitfresser, die Ihre Produktivität hemmen.

Übersichtlicher Schreibtisch

Räumen Sie Ihren Schreibtisch regelmässig auf. Legen Sie nur die Dinge darauf ab, die Sie tatsächlich benötigen. Nutzen Sie die Schubladen und Ablagefächer eines gut organisierten Büroschranks sowie einen Korpus mit Rollen, um Unterlagen und Utensilien griffbereit, aber unsichtbar aufzubewahren.  Mit einem aufgeräumten Schreibtisch müssen Sie keine Zeit damit verschwenden, nach Dokumenten zu suchen und können sich besser auf eine effektive Zeitplanung konzentrieren.  

Digitalisierung

Setzen Sie auf digitale Tools, um Papierberge zu vermeiden. Scanner, Cloud-Speicher und E-Akten-Systeme erleichtern die Ablage und das Auffinden von Dokumenten. Auch der digitale Raum bildet einen wichtigen Schritt auf dem Weg zu einer verbesserten und effektiveren Zeitplanung.

Aufgaben visualisieren

Visualisieren Sie offene Aufgaben und To-Dos beispielsweise mit einem Whiteboard oder Post-It Wand. So behalten Sie den Überblick, auch wenn Sie mal unterbrochen werden. Ein gut organisiertes Büro mit der passenden Büroausstattung schafft die optimale Grundlage für eine effektive Zeitplanung. So können Sie sich voll auf Ihre Aufgaben konzentrieren, ohne durch Unordnung oder langes Suchen abgelenkt zu werden.

Fazit: Effektive Zeitplanung funktioniert mit den richtigen Strategien

Es gibt viele Ansätze für eine effektive Zeitplanung – probieren Sie aus, was für Ihren Arbeitsstil am besten funktioniert. Wichtig ist, realistisch zu planen, sich auf das Wesentliche zu fokussieren und auch Auszeiten fest einzuplanen. Um diese Ziele zu erreichen, kann es oft hilfreich sein, bewährte Zeitmanagement-Methoden in den Arbeitsalltag zu integrieren und auf ein aufgeräumtes und effizientes Arbeitsumfeld zu achten.

Mit etwas Übung werden Sie feststellen, dass Sie entspannter und fokussierter arbeiten. Sie schaffen mehr in weniger Zeit und haben trotz stressiger Zeiten noch Freiraum und Energie für Privates. Eine effektive Zeitplanung hat damit positive Auswirkung auf Ihren Arbeitsalltag sowie Ihr Privatleben.