Ein gut strukturiertes Ablagesystem ist die halbe Miete, um im Büroalltag den Überblick zu behalten – das Stichwort hierbei lautet Dokumentenmanagement. Werden nämlich Unterlagen und Dokumente planlos abgelegt, kostet die Suche nach ihnen unnötig Zeit und Nerven.
Laut einer Studie verschwenden deutsche Angestellte jährlich über 50 Stunden allein damit, nach Informationen und Unterlagen zu suchen. Diese ständigen Unterbrechungen führen nicht nur zu einer Produktivitätssenkung des Workflows, sondern führen auch zu grossem Frust. Dabei lässt sich das Bürochaos mit ein paar einfachen Dokumentenmanagement-Massnahmen effektiv in den Griff bekommen. Egal ob Sie im Büro noch mit Dokumenten in Papierform oder bereits mit digitalen Unterlagen arbeiten: Es ist für den Büroalltag essenziell, dass Dokumente ordentlich organisiert werden.
Clevere Ablagesysteme für gutes Dokumentenmanagement
In Büros stapeln sich oft Berge von Papieren, die unsortiert in Ordnern und Ablagen landen. So wird die Suche nach Dokumenten schnell zur Geduldsprobe. Um dem vorzubeugen, gibt es verschiedene Strategien zur strukturierten Ablage.
Klassische Systeme ordnen Dokumente alphabetisch nach Namen, chronologisch nach Datum oder thematisch nach Sachgebiet. Dies kann die Suche um einiges erleichtern. Letztendlich ist es nicht wichtig, für welches Dokumentenmanagement-System Sie sich entscheiden. Sie sollten lediglich darauf achten, dass Ihr Aktenschrank genügend Platz bietet und andere Mitarbeitende über das System Bescheid wissen.
Bei wichtigen Originaldokumenten in Papierform empfiehlt es sich, weitere Büroausstattung wie Ordner, Mappen und Registerschränke zur Hand zu ziehen. Damit garantieren Sie, dass die Dokumente nicht beschädigt und leicht gefunden werden können.
Die Vorteile digitalem Dokumentenmanagements
In vielen Büros türmen sich noch immer Berge von Papierordnern und Ablagen, die häufig unstrukturiert befüllt werden. Das macht die Suche nach Informationen mühsam. Digitale Dokumentenverwaltungssysteme bieten hier deutliche Vorteile für eine effiziente Ablage.
Die digitale Erfassung von Dokumenten per Scanner oder aus vorhandenen Dateien spart bereits viel Platz. Die elektronischen Versionen lassen sich bequem am Computerbildschirm am Bürotisch durchsuchen. Über Schlagworte oder Volltextsuche findet man Gesuchtes blitzschnell. Zusätzlich sorgen spezielle Programme für eine automatische Kategorisierung digitaler Dokumente und ein erleichtertes Dokumentenmanagement. Sie erkennen Dokumententypen wie Rechnungen oder Korrespondenz und legen sie in der passenden Ablagestruktur ab.
Auch die Archivierung wird deutlich durch digitales Dokumentenmanagement vereinfacht. Digitale Archive benötigen weniger Platz, sind leichter zugänglich und lassen sich mit minimalem Aufwand sichern. Zusätzlichen Nutzen bieten Cloud-Speicher für die digitale Ablage. Dokumente lassen sich damit ortsunabhängig speichern und von überall abrufen. So können auch mehrere Personen gleichzeitig auf ein Dokument zugreifen, was die gemeinsame Arbeit während des Meetings am Konferenztisch deutlich erleichtern kann.
Regelmässige Backups garantieren auch bei Verlust oder Diebstahl von Geräten einen zuverlässigen Zugriff. Mit den richtigen Tools muss die zeitraubende Suche nach Unterlagen also der Vergangenheit angehören.
Tipps zur Dokumenten-Archivierung – digital und analog
Eine strukturierte Ablage lebt von einer sinnvollen Einteilung in Kategorien und Unterordnern – dies gilt sowohl für die analoge Lagerung von Dokumenten im Aktenregal als auch das digitale Dokumentenmanagement. Doch nach welchen Kriterien sollten Dokumente gruppiert werden? Grundsätzlich hat sich eine Aufteilung nach Dokumententypen bewährt, wie beispielsweise Personalunterlagen, Buchhaltung, Korrespondenz, Projektakten usw. Innerhalb dieser Hauptkategorien lassen sich dann feiner untergliedern, z.B. bei Personalakten nach einzelnen Mitarbeitern.
Wichtig ist es bei einem erfolgreichen Dokumentenmanagement auch, gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu beachten. Steuerunterlagen müssen in der Regel 10 Jahre lang vorgehalten werden. Auch bestimmte Personalunterlagen unterliegen einer Aufbewahrungspflicht. Genauere Informationen liefert ein Blick in die jeweilige Fachgesetzgebung.
Nützlich kann zudem eine chronologische Sortierung zusammen mit einer thematischen Zuordnung für das Dokumentenmanagement sinnvoll sein. Also etwa ein Ordner „Projekt XY“ und darin eine Einteilung nach Monaten oder Jahren. Mit einer durchdachten Strukturierung entlang solcher Kriterien behält man den Überblick, auch bei wachsenden Datenbeständen. Die optimale Ablagestrategie hängt von den jeweiligen Dokumenten ab. Sie lässt sich aber jederzeit flexibel anpassen.
Dokumente im digitalen Dokumentenmanagement im Nu finden
Auch wenn ein digitales Dokumentenmanagement oftmals übersichtlicher ist als eine traditionelle Dokumenten-Archivierung, bedarf es bestimmter Tools, um digitale Unterlagen verlässlich zu finden. Die Windows-eigene Suche ist grundsätzlich brauchbar, hat aber einige Einschränkungen. Sie durchsucht nicht immer alle Dateien, ist manchmal langsam und umständlich. Bessere Alternativen sind spezielle Desktop-Suchtools:
- Everything ist ein Tool, welches per Volltextsuche blitzschnell Dateinamen und Inhalte auf NTFS-Laufwerken durchsucht und so das Dokumentenmanagement vereinfacht. Die kostenlose Software findet Dateien schon während der Eingabe des Suchbegriffs.
- Everything Toolbar bietet eine noch bessere Integration der Suche in Windows 10/11 eignet sich die. Sie fügt eine Suchleiste von Everything in die Taskleiste ein.
- Listary integriert sich direkt in den Windows Explorer. Das Dokumentenmanagement-Tool liefert bei der Eingabe von Suchbegriffen schnelle Vorschläge und eine übersichtliche Trefferliste.
- DocFetcher indiziert Dateiinhalte und durchsucht den Index dann sehr schnell. Das Open-Source-Tool findet Dokumente mit passenden Textstellen und unterstützt viele Dateitypen.
Die Desktop-Suchtools sind kostenlos oder sehr günstig, einfach zu bedienen und machen das Dokumentenmanagement auf Windows-Rechnern deutlich effizienter. Mit ihnen findet man verloren geglaubte Dokumente in Sekundenschnelle wieder.
Die Zukunft gehört dem digitalen Dokumentenmanagement
Die Vorteile einer strukturierten digitalen Ablage und Archivierung liegen auf der Hand: Sie spart Platz und Nerven, beschleunigt Suchvorgänge und erhöht die Datensicherheit. Der Trend zeigt klar in Richtung papierloser Dokumentenmanagement. Ein Hybridmodell zwischen der Aufbewahrung von Dokumenten im Büroschrank und einer digitalen Ablage könnte den Übergang zum komplett digitalen Archiv erleichtern und auch technisch unsichere Mitarbeitende einbeziehen.
Digitales Dokumentenmanagement wird die Arbeitswelt nachhaltig verändern. Sie ermöglichen ortsunabhängigen Zugriff auf alle wichtigen Daten aus der Cloud und erleichtern Suchvorgänge. Künstliche Intelligenz kann dabei helfen, eingehende Informationen automatisch zu erfassen, einzusortieren und zu archivieren.
Damit dürfte das Büro der Zukunft weitgehend papierlos und hochgradig vernetzt sein. Daten und Dokumente werden für jeden autorisierten Nutzer jederzeit und überall verfügbar sein. So können digitale Technologien einen essenziellen Beitrag zu mehr Effizienz, Zeitersparnis und Flexibilität in der Arbeitswelt leisten und einen wichtigen Vorgang, dem Dokumentenmanagement, erleichtern.