Durch die Digitalisierung ist in der Arbeitswelt ein neues Zeitalter angebrochen, in dem Flexibilität einen ganz neuen Stellenwert bekommen hat. Das ortsunabhängige Arbeiten wird immer häufiger von Unternehmen angeboten und präferiert. Ein digitaler Arbeitsplatz ist hierfür die perfekte Lösung! Er revolutioniert den bis dato bekannten Büroalltag.
Doch was genau kennzeichnet einen digitalen Arbeitsplatz, worauf kommt es dabei an und welche Vor- und Nachteile gibt es? Wir von buero-blitz klären auf.
Digitaler Arbeitsplatz der Zukunft
Das „Wo“ und „Wie“ wir arbeiten, hat in den vergangenen Jahren einen starken Wandel durchlebt. Ein digitaler Arbeitsplatz ermöglicht es den Beschäftigten, ortsungebunden jederzeit durch bestimmte Software sicher auf die Ressourcen zugreifen zu können, die für die tägliche Arbeit benötigt werden. Spezielle Programme, Tools und cloudbasierte Anwendungen unterstützen dabei die täglichen Prozesse und erleichtern den Datenaustausch und die Kommunikation innerhalb des Teams.
Diese Flexibilität ermöglicht es den Angestellten, den für sie optimalen Ort und Zeitpunkt zum Arbeiten zu bestimmen.
In einer Zeit, in der Büroflächen reduziert werden und Homeoffice und Coworking-Spaces immer mehr an Bedeutung gewinnen, ist ein digitaler Arbeitsplatz die perfekte Lösung, um Zeit und Kosten zu sparen und die Zufriedenheit der MitarbeiterInnen zu steigern.
Digitaler Arbeitsplatz – Vorteile
Die Vorteile von einem digitalen Arbeitsplatz liegen klar auf der Hand! Durch die Digitalisierung können Prozesse um ein Vielfaches schneller und effizienter bearbeitet werden. Ein verbesserter Informationsfluss, grössere Transparenz, ein optimierter Wissenstransfer und die insgesamt schnellere Bereitstellung von Informationen und Daten sind die grössten Vorteile. Das spart Zeit und somit natürlich auch Geld für das Unternehmen.
Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit. Die neue berufliche Flexibilität punktet insbesondere bei jüngeren Arbeitnehmern, die einen hohen Wert auf die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben legen. Ein digitaler Arbeitsplatz verbindet beides auf eine sehr produktive Art und Weise, sodass sowohl das Unternehmen als auch der Beschäftigte einen Nutzen aus dem Arbeitsmodell ziehen kann.
Die Wahl des passenden Arbeitsortes kann somit die Gesundheit der Angestellten fördern und langfristig psychische Erkrankungen, wie bspw. Burnout, vorbeugen.
Darüber hinaus entspricht ein digitaler Arbeitsplatz genau dem Trend der Digitalisierung. Von daher kann dieses Arbeitsmodell ohne Zweifel auch als zukunftsweisend bezeichnet werden.
Digitaler Arbeitsplatz – Nachteile
Wie bereits erwähnt, kommen bei einem digitalen Arbeitsplatz viele verschiedene Programme und Tools zum Einsatz, um die Herausforderungen im beruflichen Alltag bestmöglich zu meistern. So praktisch diese Technik auch ist, birgt es doch auch den Nachteil, dass sich der Nutzer mit vielen verschiedenen Anwendungen vertraut machen muss. Insbesondere für Personen, die technisch nicht ganz so affin sind, kann dies durchaus eine Barriere darstellen.
Auch hat ein digitaler Arbeitsplatz die Auswirkung, dass sich die Kommunikation innerhalb des Teams verändert. Kann man sich bei physischer Präsenz im Büro mal eben untereinander austauschen und Fragen stellen, ist dies bei einer reinen Remote-Tätigkeit nicht mehr so ohne Weiteres möglich. Hier gilt es, umzudenken und die Teamkommunikation über passende Anwendungen, bspw. über Videokonferenzen, so optimal wie möglich zu gestalten.
Darüber hinaus muss gewährleistet sein, dass MitarbeiterInnen über eine gute digitale Infrastruktur verfügen. Eine schlechte Internetgeschwindigkeit oder mangelhafte Hardware kann eine enorme Hürde und Belastung für das Personal darstellen. Ein digitaler Arbeitsplatz sollte daher in dem Punkt die optimale Ausstattung aufweisen.
Digitaler Arbeitsplatz – So funktioniert es!
Möchte ein Unternehmen digitales Arbeiten erfolgreich etablieren, sollten einige Dinge beachtet werden.
Zum einen muss bewusst sein, dass ein digitaler Arbeitsplatz die Zusammenarbeit untereinander verändern wird. Das Kommunikationsverhalten wird ein anderes, der Smalltalk fällt weg, das Zeitmanagement und die Selbstorganisation verändern sich ebenfalls für jeden Einzelnen. Hier gilt es von Beginn an, mit passenden Kommunikationstools, wie beispielsweise Microsoft Teams oder Zoom eine niedrigschwellige Möglichkeit zu schaffen, jederzeit in Kontakt mit den KollegInnen zu treten. Auch können spezielle digitale Anwendungen (Bsp. Digitale Notizbücher, Kalender) die Selbstorganisation und das Zeitmanagement erheblich vereinfachen. Insgesamt sollte die neue digitale Meeting-Kultur gut durchdacht sein, damit Angestellte von Beginn an das Gefühl haben, auch digital mit dem Team gut in Kontakt zu stehen.
Ein digitaler Arbeitsplatz sollte auch stets das Thema Gesundheit beinhalten. Dazu zählen sowohl die Arbeitssicherheit als auch das ergonomische Arbeiten. Auf beides ist der Arbeitnehmer regelmässig hinzuweisen und bei Bedarf durch geeignete Massnahmen zu unterstützen. Das Personal ist mit technisch einwandfreien Geräten (Tablet, Laptops, etc.) ebenso auszustatten, wie auch mit passenden Büromöbeln in Form von Bürotisch oder Bürostuhl.
Die Dokumentenverwaltung ist häufig eins der Kernthemen, welches Unternehmen besonders beschäftigt, wenn es digitaler werden möchte. Wie werden Unterlagen zukünftig aufbewahrt, damit datenschutzkonform jederzeit und von überall auf sie zugegriffen werden kann? Auch dafür gibt es passende Softwarelösungen, die sich darauf spezialisiert haben und Unternehmen dabei unterstützen. Hat man die digitale Dokumentenverwaltung / Archivierung erfolgreich etabliert, hat man nicht nur die volle Flexibilität, sondern spart darüber hinaus auch noch eine Menge Platz.
Wie bereits erwähnt, birgt ein digitaler Arbeitsplatz viele Möglichkeiten und Chancen, Arbeitsabläufe zu verschlanken und insgesamt effizienter zu gestalten. Hier liegt die Zukunft, denn die Digitalisierung ist nicht mehr aufzuhalten und wird auch weiter ein Umdenken in der Gesellschaft und der Arbeitswelt mit sich ziehen. Mit der erfolgreichen Umsetzung der oben erwähnten Kriterien sind schon wichtige Meilensteine gesetzt. Bringt man den Angestellten nun noch das nötige Vertrauen entgegen, kann ein digitaler Arbeitsplatz eine echte Bereicherung für ein Unternehmen darstellen.