Bei Desk-Sharing handelt es sich um eine effiziente Nutzungsstrategie für Büros. Die Mitarbeiter erhalten keinen festen Arbeitsplatz mehr, sondern teilen sich diesen mit Kollegen. Durch die Corona-Pandemie und der
Pflicht im Homeoffice zu arbeiten, hat sich die Bürowelt stark verändert. Unternehmen benötigen durch die
Heimarbeit oder Aussendienst weniger Arbeitsplätze, hierdurch bleiben Flächen zeitweise ungenutzt. Bei Desk-Sharing stehen weniger Arbeitsplätze zur Verfügung als Mitarbeiter beschäftigt werden, dies soll mitunter eine
effizientere Nutzung der Büroplätze ermöglichen. Mitarbeiter können dann einen Büroplatz je nach Bedarf zu buchen oder es gilt: „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“. Somit bietet Desk-Sharing
Vor- und Nachteile, erfahren Sie mehr dazu.
Vorteile von Desk-Sharing – mehr Flexibilität und Agilität
Nicht alle Mitarbeiter benötigen einen festen Arbeitsplatz, Desk-Sharing bringt mehr Flexibilität und spart Kosten ein. Grosse Unternehmen wie Siemens, ADAC oder Lufthansa nutzen diese Strategie bereits sehr erfolgreich. Durch Desk-Sharing, auch flexible Office genannt, kann ursprüngliche Bürofläche für andere Zwecke genutzt werden. Dadurch entfallen zahlreiche Kosten und dank effizienter Nutzung werden zudem der Energieverbrauch gesenkt und die Treibhausgase reduziert. Die Mehrfachnutzung der Arbeitsplätze eignet sich vor allem für grosse Unternehmen und solche, in denen Mitarbeiter flexibel arbeiten. Durch Urlaub, Aussendienst, Meetings, Krankheit oder Homeoffice bleibt ein Teil der Bürotische immer unbesetzt. Die flexible Arbeitsplatzteilung ermöglicht somit eine effiziente Nutzung nach Bedarf.
Diese Vorteile bietet Desk-Sharing:
• Flexibles Arbeiten
• Effizientere Nutzung der Bürofläche
• Mehr Kreativität möglich
• Mehr Austausch und Bewegung
• Verbesserte Kommunikation
Allerdings gibt es viel bei fast allen Konzepten auch Nachteile. Nicht alle Mitarbeiter möchten täglich einen neuen Arbeitsplatz. Ausserdem ist das flexible Office auch nicht für jede Art von Arbeit geeignet. Je nach Beruf benötigen Mitarbeiter beispielsweise Aktenschränke und Aktenregale in ihrer unmittelbaren Nähe. Unternehmen sollten die Mitarbeiter daher nicht vor vollendete Tatsachen stellen, sondern sich mit diesen absprechen und zunächst nur die Idee in den Raum stellen.
Das sind die wichtigsten Desk-Sharing Vorteile für Mitarbeiter
Desk-Sharing bringt nicht für das Unternehmen Vorteile, sondern auch für die Mitarbeiter. Es soll
Hierarchiedenken abbauen und eignet sich ideal für
agile Arbeitsweisen. Da es keine festen Arbeitsplätze gibt, sind mehr Austausch, Bewegung und Kreativität möglich. Viele Unternehmen bieten beispielsweise
Rollcontainer in unterschiedlichen Ausführungen, die von den Mitarbeitern flexibel genutzt und auch schnell wieder verstaut werden können. Mit
Bürotischen,
Bürodrehstühlen und vielen weiteren
Büromöbeln können die Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz individuell an sich anpassen. Durch das flexible Büro kommen Mitarbeiter mit unterschiedlichen Kollegen in Kontakt, was für neue Impulse sorgt und häufig auch zu einer
höheren Zufriedenheit und Identifikation mit dem Unternehmen führt. Die
interne Kommunikation verbessert sich ebenfalls, da die Mitarbeiter sich häufiger untereinander austauschen.
Das sind die Desk-Sharing Nachteile
Desk-Sharing geht allerdings auch mit einigen Nachteilen einher. Beispielsweise verlieren Mitarbeiter durch flexible Arbeitsplätze ihren persönlichen Raum. Nicht jeder Mitarbeiter wechselt gern täglich seine Arbeitsumgebung. Ein eigener Schreibtisch bietet Privatsphäre, ihn zieren oft Familienfotos und persönliche Gegenstände der Angestellten. Mit einem flexiblen Office entfällt dies. Mitarbeiter, die einen festen Arbeitsplatz bevorzugen, können auch nicht immer ins Homeoffice ausweichen. Überdies müssen die Mitarbeiter sich immer wieder neu organisieren, unter der ständigen Bewegung kann dann die Produktivität leiden. Ein weiterer möglicher Nachteil von Desk-Sharing ist, dass es kein festes Team gibt. Somit müssen Mitarbeiter grosser Unternehmen sich mitunter täglich auf Kollegen mit den verschiedensten Persönlichkeiten einstellen. Für introvertierte Personen kann dies eine grosse Herausforderung darstellen. Gibt es keine „festen“ Teams, dann kann ausserdem der Zusammenhalt untereinander nachlassen und einige Mitarbeiter könnten sich ausgeschlossen fühlen.
Flexible Arbeitsplätze eignen sich nicht für jede Tätigkeit
Bestimmte Tätigkeiten sind für Desk-Sharing ungeeignet. Beispielweise benötigt die IT-Abteilung eine spezielle Ausstattung mit grossen Bildschirmen. Auch für das Sekretariat oder die Personalabteilung ist Desk-Sharing unpassend. Denn logischerweise müssen Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter wissen, an wen sie sich wenden müssen, ein ständig wechselndes Sekretariat würde im Chaos enden. Ausserdem lässt sich eine
Empfangstheke nicht einfach „mal schnell“ an einen anderen Platz positionieren, vor allem nicht jeden Tag. Um für genügend Struktur und Ordnung zu sorgen, sollten bei flexiblen Büros dennoch bestimmte Regeln gelten. Es ist daher sinnvoll, bei Desk-Sharing eine Policy einzuführen, die Mitarbeiter sollten ihre Arbeitsplätze so sauber hinterlassen, wie sie sie selbst auch vorfinden wollen.
