Datenschutz im Unternehmen – worauf man im Büro achten muss


Es dürfte jedem bekannt sein, dass Datenschutz heutzutage zu einem mehr als heiklen Thema geworden ist. Es herrscht vom Fotoalbum im Kindergarten bis zu den Vorschriften in jedem einzelnen Büro eine große Verwirrung darum, worauf eigentlich geachtet werden muss. Dass von gewissenhaftem Datenschutz Unternehmen und Einzelne sogar profitieren können, darüber spricht kaum jemand. Das Bundesdatenschutzgesetz regelt nicht nur Vorschriften für öffentliche Stellen, sondern auch für Einrichtungen nicht öffentlicher Natur und andere öffentlich-rechtliche Wettbewerbsunternehmen. Datensicherheit verfolgt, anders als gemeinhin vermutet, jedoch nicht nur das Ziel, Beschäftigten alles komplizierter zu machen. Es geht darum, sensible Daten zu schützen. Worauf Sie achten müssen, was bei gewissenhaftem Datenschutz im Unternehmen und im Büro umgesetzt werden muss, das erfahren Sie in diesem Beitrag von buero-blitz.ch.

Was beim Datenschutz berücksichtigt werden muss

Die wichtigste Regel, die der Datenschutz Unternehmen abverlangt, ist, dass gespeicherte Daten vor dem Zugriff von Unbefugten und vor möglichem Missbrauch von Informationen geschützt werden müssen. Dabei müssen alle zur Verfügung stehenden Mittel genutzt werden und zwar nach technisch aktuellen Maßstäben. Dass der Datenschutz Unternehmen vor Herausforderungen stellt, ist klar. Viele Mitarbeitende wissen nicht, wie sie wirklich sicher mit personenbezogenen Daten umgehen müssen. Entweder kennen oder verstehen sie die neuen Regeln mangels technischer Kompetenzen nicht. Weil dies manchmal unpraktisch wirkt, vergessen viele, dass Datenschutz Unternehmen auch etwas bringt. Es geht immerhin auch darum, dass Kunden ihren Dienstleistern Vertrauen können, was im Umkehrschluss für eine bessere Anbindung sorgt. Wer vertrauen hat, kommt wieder.

Einfacher machen können es sich Betriebe, wenn sie eine Faustregel verfolgen: Nur Daten, die für das Zustandekommen eines Geschäfts relevant sind, dürfen ohne vorherige Genehmigung eingeholt werden. Außerdem ist die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Daten für Werbung, Adresshandel oder Marketing nur dann zulässig, wenn sämtliche Einzelpersonen vorher zugestimmt haben. Damit macht der Datenschutz Unternehmen zwar teilweise das Leben schwer, weil diese Regelungen den Aufwand erhöhen, doch die Sicherheit persönlicher Daten wird für die Einzelnen geschützt, weil sie selbst die vermeintliche Kontrolle darüber haben, welche Informationen sie freigeben. Auch möglich ist, dass Betroffene den Umgang mit seinen Daten für Markt-, Meinungsforschungs- oder Werbezwecke untersagt. In diesem Fall legt Datenschutz Unternehmen Steine in den Weg, denn es herrscht ein hartes Nutzungsverbot. Mit diesen Grundregeln fällt der Datenschutz im Unternehmen gegenüber Kunden leichter.

Datenschutz im Büro: Was zu beachten ist

Nicht nur im Umgang mit Kunden stellt Datenschutz Unternehmen vor Herausforderungen. Gerade auch im Büro und mit den eigenen Mitarbeitenden gibt es viele offene Fragen. Fehler beginnen häufig bereits bei der Festlegung eines Passworts für den Computer. Kennwörter sollten möglichst nicht niedergeschrieben werden, nicht geteilt und sollten verschiedene Kriterien erfüllen. Um wirklich sicher zu sein, ist es ideal, wenn sie einen Mix aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthalten. Wer sich von seinem Arbeitsplatz entfernt, sollte immer seinen Computer sperren, sodass er nur mit dem eingerichteten Passwort wieder genutzt werden kann. Dass Datenschutz Unternehmen und Mitarbeiter auch dazu auffordert, bewusster zu handeln, wird hier besonders deutlich.

Unterlagen, die personenbezogene Daten verwenden, sollten beim Datenschutz im Unternehmen immer so gelagert werden, dass Unbefugte sie keinesfalls einsehen können. Akten, die nicht verwendet werden, sollten also eingeschlossen werden, damit auch Besucher keinen Blick darauf werfen können. Genauso gehören Fehldrucke, alte Unterlagen oder Dokumente nicht einfach in den Papierkorb. Sie müssen geschreddert werden, um Datenschutz im Büro zu gewährleisten. Dies sind auf den ersten Blick sehr einfache Regeln, doch sie werden an zu vielen Arbeitsplätzen immer noch missachtet. Schulungen, Fortbildungen oder Vorträge können Mitarbeitende aufklären, wie sie in ihrem Arbeitsalltag besser zum Datenschutz im Unternehmen beitragen können.

Mit kleinen Tipps zu besserem Datenschutz im Unternehmen

Ein wichtiger Tipp, der auf den ersten Blick selbstverständlich und vielleicht sogar unwichtig wirkt, ist es, bei jedem Verlassen des Büros die Tür abzuschließen. Wenn es um Datenschutz im Unternehmen geht, ist auch mit Achtsamkeit und Bewusstsein bereits viel getan. So sollte darauf geachtet werden, dass Schlüssel nicht beschriftet werden, auch wenn dies vielleicht bei der Wiedererkennung, Erinnerung und Zuordnung hilfreich sein kann. Sie sollten allerdings nicht zugeordnet werden können, sollten Unbefugte fündig werden. Datenschutz im Unternehmen braucht also auch den Willen zur Mitarbeit aller Kollegen und Kolleginnen, da es eine gemeinschaftliche Aufgabe ist, die keiner alleine bewältigen kann. Jeder und jede muss zumindest einen kleinen Teil beitragen, wenn alles funktionieren soll.

Was viele wahrscheinlich nicht gerne hören, ist, dass Arbeit und Privatleben voneinander getrennt werden sollten, um Datenschutz im Unternehmen zu gewährleisten. Das heißt, dass private Daten und Software nicht an den Computern im Büro verwendet werden sollten, weder soziale Medien noch Internet oder E-Mail gehören dorthin. Private Datenträger wie Festplatten, USB-Sticks und andere Geräte sollten nicht an die PCs vor Ort angeschlossen werden. Sie könnten nämlich Malware enthalten, die dann die Systeme im Betrieb infiziert und die Datensicherheit gefährdet. Wenn es um den Zugriff von Unbefugten beim Datenschutz im Unternehmen geht, sollte auch Vorsicht walten lassen, wer regelmäßig Arbeit mit nachhause nimmt. Auch dort sollten Fehldrucke nicht einfach in der Mülltonne landen, sichere Passwörter genutzt werden und Schlüssel unmarkiert an guten Plätzen gelagert werden, um Diebstahlrisiken zu minimieren.

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