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Collaboration Tools für die Zusammenarbeit–Was ist das?

Hinter dem englischen Begriff „Collaboration Tools“, was übersetzt so viel wie ein Tool für die Zusammenarbeit bedeutet, stecken unzählige Anwendungen, die in unterschiedlichsten Unternehmen gebraucht werden. Collaboration Tools sollen die interne Kommunikation zwischen den Mitarbeitern, die Zusammenarbeit bei geschäftlichen Prozessen und gute Teamarbeit verbessern.

Aber welche Vorteile bringen Collaboration Tools für Mitarbeiter und Unternehmen? Und wie werden diese in Unternehmen eingerichtet? Darüber hinaus stellen wir Ihnen die besten Online Collaboration Tools vor und erklären Ihnen, worauf Sie bei der Wahl eines E-Collaboration Tools achten müssen.

Collaboration Tools und die Vorteile, die einhergehen

Immer schneller, immer weiter. Die Globalisierung treibt das Weltgeschehen und Unternehmensentscheidungen nach vorne. Das Zeitmanagement und die Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Komponenten, sowohl Mitarbeiter als auch Standorten, eines Unternehmens, sind entscheidende Faktoren der Veränderungen. Veränderungen bringen neue Hürden mit sich. Collaboration Tools bringen die Anwendungen mit, um genau diese Hürden innovativ zu unterstützen.

Zu den wichtigsten Vorteilen von Collaboration Tools gehören:

  • Effizienter Arbeitsablauf und ein flexibles Management von Projekten.
  • Sowohl individuelle als auch Gruppen-Kalender können optimal verwaltet werden.
  • Losgelöst von räumlichen und zeitlichen Faktoren ermöglichen Collaboration Tools eine enge Zusammenarbeit.
  • Potenzielle Fehlerquellen werden im Kern vermieden
  • Durch Collaboration Tools werden Daten schneller analysiert und der Zugriff wird vereinfacht.
  • Es gibt eine zentrale Cloud für Dokumente, auf die alle Mitarbeiter dann problemlos zugreifen können.
  • Die Kommunikation auf interner und externer Ebene gestaltet sich bei Zuhilfenahme von Collaboration Tools deutlich einfacher.

Welches sind die besten Collaboration Open Source Tools?

Open Source Collaboration Tools sind die Anwendungen, die User gratis nutzen können. Das geschieht zum Beispiel in Form von einer kostenlosen App oder auch über Onlineplattformen. Im Folgenden stellen wir Ihnen zwei kostenfreie Tools vor.

Kolab

Ein Collbaoration Tool, welches es sowohl als Open Source Version, also kostenlos oder auch als kostenpflichtige Variante gibt, ist Kolab. Ursprünglich war die Intention hinter Kolab der Einsatz in der Informationstechnik für das deutsche Bundesamt für Sicherheit. In der Open Source Ausführung bietet das Collaboration Tool folgende Möglichkeiten:

  • Dateien können gespeichert und weltweit geteilt werden
  • Der zentrale Arbeitsraum ermöglicht es Teammitgliedern, Gedanken auszutauschen und sich gegenseitig zu unterstützen
  • Geteilte Kalender vereinfachen die gemeinsame Terminplanung
  • Sicherheit wird bei Kolab grossgeschrieben
  • Kolab kann international mit unterschiedlichen Spracheinstellungen genutzt werden

OpenProject

OpenProject ist als Collaboration Tool auf die Projektarbeit spezialisiert. Projekte können dort von der Entstehung bis zum Beenden bearbeitet werden. Dabei steht die Kommutation zwischen den Beteiligten im Vordergrund. Auch bei diesem Collaboration Tool gibt es eine kostenpflichtige Version. OpenProject eignet sich hervorragend für kleinere Unternehmen oder Unternehmen mit Start-up Charakter.

OpenProject bietet seinen Kunden folgende Anwendungsbereiche und Möglichkeiten:

  • Projekte, die es zu bearbeiten gilt werden auf einem Dashboard fixiert. Dort haben User die Möglichkeit, grosse Aufgaben in mehrere kleine aufzuteilen und Etappen festzulegen. Diese können einzelnen Mitarbeitenden zugeordnet werden.
  • Um das Zeitmanagement zu verbessern und die Produktivität zu fördern, kann man bei dem Collaboration Tool Einzelaufgaben zeitlich tracken.
  • Es gibt die Möglichkeit, Wikis erstellen zu lassen, damit die Mitarbeiter ständig auf relevante Informationen und Wissen zugreifen können.

Welches sind die besten kostenpflichtigen Collaboration Tools?

Für grosse Unternehmen mit komplexen Strukturen sind kostenfreie Tools vielleicht nicht ausreichend. Deshalb gibt es auch zahlreiche kostenpflichtige Collaboration Tools, die als Abo monatlich oder jährlich bezahlt werden können.

monday.com

Seit 2012 ist dieses Collaboration Tool aus den USA auf dem Markt und konnte seither über 125.000 Teams für sich gewinnen. Unter anderem zum Beispiel Coca-Cola oder Uber.

Zu den Anwendungsmöglichkeiten von Monday.com gehören unter anderem:

  • Datenverarbeitung innerhalb des Teams
  • Benutzung über eine App sowohl für Android als auch für iOS
  • Möglichkeiten, bereits genutzte Tools zu integrieren
  • Nach Erlaubnis können Projekte mit gewünschten Personen geteilt werden - Verwaltungsfunktion für Ressourcen

Slack

Slack ist weltweit im Einsatz, um Unternehmen dabei zu unterstützen, schneller und effizienter im Team zu arbeiten. Das Collaboration Tool verfügt über Channels, wodurch es möglich wird, auch externe Partner oder Gäste an den Prozessen, Online Meetings und Arbeitsergebnissen teilhaben zu lassen.

Zu den Vorteilen des Tools gehören beispielsweise:

  • Die höchste Sicherheitsstufe für Daten des Unternehmens inklusive Passwörter.
  • Möglichkeit der Integration von Google Produkten.
  • Video- und Audiokonferenzen.
  • Vereinbar mit Android und iOS Endgeräten.

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