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Büroorganisation – praktische Online Tools für ein geordnetes Büro

Kein Lebensbereich bleibt unbeeinflusst von der Digitalisierung. So ist es nicht verwunderlich, dass sie sich auch auf die Büroorganisation auswirkt. Besonders deutlich wird dies, wenn man die zahlreichen Online Tools betrachtet, die die Nutzer bei der Strukturierung des Alltags helfen. Auch den Arbeitsalltag vereinfachen sie, indem sie ermöglichen, Ideen festzuhalten und zu teilen sowie die Terminplanung zu organisieren. In diesem Artikel lernen Sie die vier bekanntesten Online Tools kennen, die bei der Büroorganisation nicht mehr wegzudenken sind. 

Evernote – Ideen bei der Büroorganisation strukturieren und mit dem Team teilen

Ein wesentlicher Bestandteil der Büroorganisation ist das Festhalten von Ideen. Oft hat man die besten Ideen, wenn man sie gerade nicht festhalten kann – und dann sind sie wieder vergessen. Mit Evernote lassen sich solche Situationen ganz einfach vermeiden. Halten Sie Ihre Ideen und Gedanken entweder stichpunktartig oder als Test fest und erleichtern Sie sich dadurch die Büroorganisation.  Dieses Online Tool eignet sich auch, um Quellen zu sammeln und aufzuheben, ohne dafür an einem Schreibtisch mit Computer zu sitzen. Es ist sogar möglich, einzelne Textpassagen auszuschneiden und zusammen mit passenden Bildern zu speichern. Ein Überblick über die wichtigsten Notizen und die Strukturierung einzelnen Ideen sind essenziell für eine gute Büroorganisation.

Das Tool Evernote können Sie entweder in der klassischen Version oder in der Business-Version erwerben. Wollen Sie effizient und einfach in Teams arbeiten, empfiehlt es sich, zu der Business-Version zu greifen, da diese speziell darauf ausgelegt ist. Leiten Sie Ihre Ideen an Ihre Kollegen weiter und legen Sie damit den Grundstein für eine gute Büroorganisation. Eine Kommunikation mit Kollegen ist mit Evernote ebenfalls möglich, sodass auf das Schreiben von E-Mails verzichtet werden kann. Auch die Recherche wird durch die Business-Version vereinfacht, denn Evernote analysiert die bereits erstellten Notizen und sucht im Internet nach passenden Inhalten. 

Conceptboard – Büroorganisation einfach im Team gestalten

Hochwertige Büroschränke sind nicht das Einzige, was zu einer guten Büroorganisation beiträgt. Die Fähigkeit, innerhalb eines Teams zu arbeiten und miteinander zu kooperieren, ist mindestens genauso wichtig und in so ziemlich jeder Branche gefragt. Mit Conceptboard lassen sich wichtige Bilder, Videos und Texte mit Teammitgliedern teilen, sodass diese jederzeit darauf zugreifen und diese kommentieren können. Zusammenarbeit und Büroorganisation werden dadurch erleichtert und effizienter. Teamarbeit war noch nie so einfach! 

Auch Videokonferenzen können mit Conceptboard abgehalten werden. Die ist üblicherweise jedoch nicht nötig, da das Online Tool mit einem Live-Pointer ausgestattet ist. Damit können sich Kollegen in Echtzeit zeigen, über welchen Aspekt gerade gesprochen wird. Bei neuen Nachrichten oder Kommentaren werden die Nutzer direkt informiert, sodass die Büroorganisation schnell und effektiv abläuft. Darüber hinaus lassen sich Aufgaben ganz einfach einzelnen Personen oder ganzen Teams zuordnen. Probieren Sie Conceptboard aus und überzeugen Sie sich davon, dass Büroorganisation nicht kompliziert sein muss. 

Mit EduPad gemeinsam Texte erstellen und die Büroorganisation erleichtern

Die gemeinsame Bearbeitung von Texten gehört zum Büroalltag. Manchmal ist es unerlässlich, dazu an einem Besprechungstisch zusammenzukommen. Doch in den meisten Fällen genügt das Online Tool EduPad. Es vereinfacht die Büroorganisation, indem sich damit bis zu 15 Autoren zeitgleich mit einem Text beschäftigen und diesen bearbeiten können – und das völlig unabhängig vom jeweiligen Ort, denn dieses Tool funktioniert webbasiert. Die Beteiligten können zu jeder Zeit sehen, woran die anderen Autoren arbeiten und ob jemand Unterstützung benötigt. Eine kooperative Büroorganisation innerhalb des Teams ist mit EduPad kein Problem. Durch die Erstellung von einzelnen Arbeitsbereichen kann man sich zudem einen Überblick innerhalb des Tools verschaffen. 

Die einzelnen Autoren arbeiten jeweils mit unterschiedlichen Farben, damit ihnen die verfassten Beiträge problemlos zugeordnet werden können und jeder weiss, was der andere gerade macht. Durch das Zwischenspeichern wird jeder Arbeitsschritt dokumentiert und festgehalten, damit sich Änderungen jederzeit nachverfolgen lassen. Sind die Arbeiten an einem Text abgeschlossen, lassen sich Markierungen und Kommentare ganz einfach entfernen und der Text kann sowohl im HTML-Formal als auch als PDF-Datei weiterverwendet werden. Strukturieren und überblicken Sie Ihre Zusammenarbeit mit EduPad in Echtzeit und profitieren Sie von einer effektiven Büroorganisation. 

Doodle – Terminplanung und Büroorganisation waren noch nie so einfach

Die Terminplanung kann sich besonders in einem Team mit vielen Mitgliedern als sehr schwierig erweisen. Für solche Zwecke ist das Online Tool Doodle eine effektive Unterstützung. Damit lassen sich Termine für Teambesprechungen und Präsentationen finden. Termine lassen sich ganz einfach erstellen, ab- und zu sagen. Das Tool überzeugt mit einer intuitiven und simplen Bedienung und trägt damit zu einer guten Büroorganisation bei. 

Wie funktioniert das genau? Ein Teammitglied kann mit Doodle eine Liste mit allen möglichen Terminen für eine Veranstaltung erstellen und mit den anderen Mitgliedern teilen. Diese können dann die Daten und Uhrzeiten auswählen, an denen sie verfügbar sind. Die Kommentarfunktion ermöglicht einen Austausch innerhalb des Tools. Doodle gibt es als kostenlose sowie kostenpflichtige Version. Letztere ist SSL-verschlüsselt und ermöglicht die Verknüpfung von Terminlisten und dem Kalender. Zudem enthält die kostenpflichtige Version keine Werbung. 

Büroorganisation – Online Tools können helfen

Wie sie anhand der grossen Auswahl an hilfreichen Online Tools sehen, hält die Digitalisierung auch in der Büroorganisation Einzug. Immer mehr Betriebe nutzen die Vorteile einer einfachen Strukturierung und Koordination von teaminternen Abläufen. Sie ermöglichen ein gleichzeitiges Bearbeiten von Texten, erleichtern die Terminfindung- und planung und helfen bei der Erstellung wichtiger Notizen. Mitarbeiter können so unabhängig vom Ort ihre Arbeit verrichten und mit anderen Beteiligten kommunizieren. Büroorganisation wird dadurch effizient und flexibel – ein Trend, der immer mehr an Bedeutung gewinnen wird. 
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