Jeder kennt den Moment, wenn man einen neuen Job anfängt oder frisch aus dem Urlaub kommt – man betritt das Büro und sieht den Schreibtisch mit einem Haufen an neuen und alten Aufgaben, die bearbeitet werden wollen. Doch wo beginnt man? Hierfür ist es wichtig, Aufgaben zu priorisieren. Denn nicht alle Dinge besitzen dieselbe Dringlichkeit.
Doch wie schafft man es, eine Priorisierung von Aufgaben vorzunehmen? Und wie geht man mit Planänderungen um, ohne in Stress zu verfallen? Wir wollen gemeinsam mit Ihnen verschiedene Strategien ergründen, die Ihnen helfen, Aufgaben zu priorisieren und nachhaltig strukturierter arbeiten zu können.
Aufgaben priorisieren mit der Eisenhower-Matrix
Beim Eisenhower-Prinzip geht es darum, Aufgaben auf dem Bürotisch eine gewisse Dringlichkeit und Wichtigkeit zuzuweisen. Die Idee basiert auf einer Aussage des ehemaligen Präsidenten der Vereinigten Staaten Dwight D. Eisenhower, welcher frei übersetzt gesagt haben soll:
„Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig und die wichtigen sind nie dringend.“
Aufgaben werden mit der Eisenhower-Methode in vier Kategorien eingeteilt und priorisiert: Jene, die zuerst erledigt werden müssen, die, die Sie später erledigen, Aufgaben, die delegiert werden können und Aufgaben, die verworfen werden.
Priorisierung der Aufgaben: Aufgaben kategorisieren
Zuerst muss geklärt werden, nach welchen Massstäben die Aufgaben in der Eisenhower-Matrix priorisiert werden. Dringende Aufgaben erfordern zum Beispiel sofortige Bearbeitung. Denn wenn sie nicht zeitnah erfüllt werden, drohen Konsequenzen. Beispiele für solche Aufgaben sind zum Beispiel Last-Minute-Abgaben, wichtige Kundenanfragen oder Aufgaben, die ansonsten grössere Probleme nach sich ziehen, wie beispielsweise ein Wasserrohrbruch.
Wichtige Aufgaben benötigen nicht sofort Ihre Aufmerksamkeit. Jedoch sind sie relevant, um langfristige Ziele zu erreichen, weshalb sie, wenn Sie Aufgaben priorisieren, nicht vergessen werden sollten. Darunter zählt zum Beispiel die Planung eines längeren Projekts, Networking oder auch die regelmässige Wartung der Büroleuchten, um ein Beispiel zu nennen.
Anschliessend werden diese Aufgaben in eine Matrix mit vier Quadranten verteilt. Hierbei definiert man die Quadranten, um Aufgaben zu priorisieren, wie folgt:
- A-Aufgaben (Erledigen): Diese Aufgaben sind sowohl dringend als auch wichtig und müssen sofort erledigt werden, um Konsequenzen in der Zukunft zu vermeiden.
- B-Aufgaben (Terminieren): Diese Aufgaben fallen lediglich unter die Kategorie dringend. Sie werden direkt nach der Bearbeitung der A-Aufgaben in Angriff genommen, wenn Sie Aufgaben priorisieren.
- C-Aufgaben (Delegieren): C-Aufgaben sind in der Priorisierung von Aufgaben wichtig, aber nicht dringend. Zwar müssen die Aufgaben umgehend erledigt werden, jedoch haben sie keinen Einfluss auf zukünftige Ziele. Oftmals sind diese Aufgaben nicht von den persönlichen Fähigkeiten abhängig, weshalb sie gut auf andere Teammitglieder übertragen werden können.
- D-Aufgaben (Verwerfen): Diese Aufgaben sind weder dringend noch wichtig und spielen, wenn Sie Aufgaben priorisieren, eine untergeordnete Rolle. Sie würden lediglich kostbare Zeit in Anspruch nehmen, weshalb diese verworfen werden können.
Es kann hierbei hilfreich sein, die Quadranten farblich zu markieren, um die Priorisierung der Aufgaben für Sie zu verdeutlichen. Zudem sollten Sie nie mehr als zehn Aufgaben einem Quadranten zuteilen, um Stress und Überarbeitung in der Projektmanagement-Technik zu vermeiden.
Aufgaben priorisieren mit dem Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip ist ebenfalls beliebt, um Aufgaben zu priorisieren. Grundsätzlich besagt die Idee, dass mit 20 % des Einsatzes 80 % der Ergebnisse erzielt werden können. Die übrigen 20 % für die Bearbeitung von Aufgaben erfordert demnach aber auch die restlichen 80 % des Aufwands.
Ziel des Prinzips ist es, mit wenig Arbeit viel Erfolg zu verzeichnen. Denn nicht selten passiert es, dass, wenn man Aufgaben priorisiert, sich an kleinen Dingen aufhält, die aber wenig Relevanz für die Zukunft haben. Das Zeitmanagement und die Effizienz sollen durch die Regel optimiert werden.
Schritt für Schritt Aufgaben priorisieren
Arbeitet man in der Priorisierung von Aufgaben mit dem Pareto-Prinzip, teilt man den Aufgaben drei Prioritäten zu:
- Prio 1: Aufgaben, die bei geringem Aufwand den grössten Effekt haben,
- Prio 2: Aufgaben mit wenig Effekt bei wenig Aufwand oder eine Aufgabe mit viel Effekt und hohem Aufwand,
- Prio 3: Unerledigt bei Unterrichtung des restlichen Teams, bis sich neue Details ergeben.
Das Pareto-Prinzip ist dabei hilfreich, um am Konferenztisch bessere Strukturen für das Unternehmen zu entwickeln, da den Mitarbeitenden die Ziele und anstehenden Aufgaben besser bewusst sind. Zudem kann die Technik zur Kosteneinsparung beitragen, weil der Betrieb Ressourcen effektiver nutzt und Kosten, die irrelevante Aufgaben erzielen, minimiert.
Aufgaben priorisieren für weniger Stress im Berufsleben
Aufgaben priorisieren ist ein entscheidender Faktor für effektives Zeitmanagement und Produktivität sowohl im beruflichen als auch im privaten Bereich. Durch die Einteilung von Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit können Ressourcen optimal genutzt und Ziele schneller erreicht werden.
Methoden wie die Eisenhower-Box oder das Pareto-Prinzip unterstützen dabei, den Fokus im Bürostuhl auf das Wesentliche zu richten und weniger wichtige Tätigkeiten zu minimieren oder zu delegieren. Zudem hilft es, Aufgaben zu priorisieren, um Stress zu reduzieren, da dies Orientierung bietet und das Gefühl von Überforderung mindert.