Hier ein Anruf, dort eine E-Mail und zwischenzeitlich noch auf die Frage des Kollegen antworten – die tägliche Arbeit nimmt nicht ab. Doch wie schafft man es, Arbeitsprozesse zu verbessern, um effizienter und strukturierter sein Arbeitspensum zu meistern?
Die Optimierung von Arbeitsprozessen stellt für viele Unternehmen eine grosse Herausforderung dar. Besonders mit der steigenden Digitalisierung in Unternehmen nehmen die klassischen Methoden zur Datenpflege und Bearbeitung von Aufgaben ab. Entdecken Sie gemeinsam mit uns hilfreiche Strategien und Tools, mit welchen Sie Ihre Arbeitsprozesse verbessern können, um fortan von Effizienz und Produktivität zu profitieren – und das ganz ohne Stress.
Schritt für Schritt Arbeitsprozesse verbessern
Bevor man Arbeitsprozesse optimieren kann, ist es erst einmal wichtig, diese zu analysieren, um herauszustellen, wo die Schwachstellen liegen. Hierbei sollte der Fokus auf den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern liegen, denn letztlich müssen diese die erarbeiteten Strategien am Ende umsetzen.
Es ist daher wichtig, das Team zu befragen: Was nimmt viel Zeit in Anspruch? Welchen technologischen Hürden sind die Mitarbeitenden ausgesetzt? Was würde den Alltag am Bürotisch erleichtern? In welchen Abhängigkeiten stehen einzelne Abteilungen zueinander? Welche Prozesse sind manuell, welche bereits digitalisiert?
Nachdem eine erste Analyse abgeschlossen ist, um Arbeitsprozesse im Folgenden zu verbessern, können Strategien entwickelt werden, die den Arbeitsalltag beispielsweise mit digitalen Technologien erleichtern.
Kommunikation: Das A und O, um Arbeitsprozesse zu verbessern
Für die Optimierung von Arbeitsprozessen ist transparente und offene Kommunikation überaus wichtig. Das gilt sowohl intern als auch extern. In Fällen von Krankheit oder dem Ausscheiden eines Mitarbeitenden aus dem Unternehmen, kommt es häufig vor, dass wertvolles Wissen bezüglich bestimmter Prozesse oder Projekte verloren geht.
Ein erster Schritt in der Prozessoptimierung ist es demnach, Wissen festzuhalten. Das gilt sowohl für Termine als auch für allgemeine Informationen. Um einen Überblick über anstehende Deadlines, Präsentationen, Kundentermine oder Besprechungen zu behalten, empfiehlt es sich daher, mit kollaborativen Kalendern oder Kommunikationstools zu arbeiten.
Das Wissen, das bestimmte Projekte in einem Unternehmen angeht, sollte mit Hilfe einer Datenbank allen Beteiligten zur Verfügung gestellt werden. In einer Datenbank könnten Sie eine Vielzahl von relevanten Informationen zu Prozessen, Unternehmensinformationen und Kundendaten einpflegen, sodass auch neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sofort einen Überblick erhalten und sich Wissen selbstständig aneignen können.
Optimiertes Zeitmanagement, um Arbeitsprozesse zu verbessern
Während eines Arbeitstages schweift der Blick von einer Monitorhalterung immer wieder zur anderen. Die ständige Ablenkung durch E-Mails, kurzfristige Besprechungen und Anrufe stören den Arbeitsprozess, was die Arbeit an Projekten verzögert.
Ein hilfreicher Schritt, um Arbeitsprozesse zu verbessern, ist es, feste Zeiten einzuplanen. So sollten feste Regeln für die Zusammenarbeit geschaffen werden. Beispielsweise können feste Tage und Zeitslots für das Treffen am Besprechungstisch etabliert werden. So weiss jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter, wann der täglichen Arbeit nicht nachgegangen werden kann und wird nicht aus seinem Arbeitsprozess gerissen.
Zudem sollten Sie sich sogenannte Fokus-Arbeitszeiten setzen. Fokus-Arbeitszeiten beschreiben Zeitperioden, in welchen Sie weder Anrufe entgegennehmen noch E-Mails beantworten, um sich vollständig auf Ihre Arbeit zu konzentrieren.
Sie werden feststellen: Kleine Veränderungen im Arbeitsalltag können grossen Einfluss auf die Optimierung von Arbeitsprozessen haben.
Arbeitsprozesse mit digitalen Tools verbessern
Mehr und mehr Unternehmen lassen die manuellen Tools und klassische Aktenregale hinter sich und verlegen ihr Workflow-Management in den digitalen Raum. Doch warum eignet sich der digitale Raum besser, um Arbeitsprozesse zu verbessern?
Der digitale Raum bietet Ihnen eine Vielzahl von Vorteilen:
- Zeitersparnis: Sind alle Daten zu einem Projekt in einer Datenbank eingepflegt, sparen Sie sowohl Zeit als auch Ressourcen, die es benötigen würde, um neue Mitarbeitende zu briefen, da dieser Schritt selbstständig durchgeführt werden kann.
- Kollaboratives Arbeiten: Durch die Zusammenarbeit im digitalen Arbeitsumfeld teilen die Mitarbeitenden Ihr Wissen miteinander, was die Kommunikation im Team fördert. Zusätzlich wird der Austausch von Informationen gefördert, was Arbeitsprozesse verbessert und erleichtert.
- Automatisierung: Digitale Tools haben den Vorteil, dass bestimmte Schritte in Prozessen automatisiert werden können. So können beispielsweise automatische E-Mail-Antworten generiert, Berichte mit Hilfe von Vorlagen schneller verfasst oder Ergebnisse von erledigten Arbeitsschritten automatisch hochgeladen werden.
Tools für die Optimierung von Arbeitsprozessen
Online finden Sie eine Vielzahl an Tools, die Ihnen helfen, Arbeitsprozesse zu verbessern. Einige dieser Tools wollen wir Ihnen vorstellen:
- Shift: Shift ist ein Tool, was die Zusammenarbeit fördert, indem Arbeitsschritte unkompliziert zusammengeführt werden. In Shift können Sie beispielsweise alle E-Mail-Konten in einem Postfach zusammenführen, Apps wie Slack und WhatsApp integrieren und einheitliche Suchen durchführen, ohne jede App einzeln aufrufen zu müssen.
- Grammarly: Grammarly verbessert Arbeitsprozesse durch Hilfen für die schriftliche Kommunikation. Durch innovative Grammatikprüfungen, dem Tondetektor und dem Styleguide wird das Verfassen von Berichten, E-Mails oder Präsentationen vereinfacht, wodurch Sie weniger Zeit aufwenden müssen, um optimale Formulierungen zu finden.
- Zapier: Zapier erlaubt es Ihnen, Arbeitsprozesse zu automatisieren. Darunter fällt unter anderem die Automatisierung von bis zu 100 Aktionen in den Arbeitsabläufen sowie die Durchführung von Workflows zu von Ihnen bestimmten Zeitpunkten. Zusätzlich können Sie besonders grosse Daten freigeben, formatieren oder verschieben – und das vollkommen automatisiert.
Weniger Stress, höhere Produktivität: Arbeitsprozesse verbessern
Arbeitsprozesse zu verbessern ist essenziell für die Effizienz, das Stresslevel im Team und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Durch systematische Analyse und Optimierung können Ressourcen besser genutzt, Kosten gesenkt und die Produktivität gesteigert werden.
Wichtige Massnahmen umfassen die Implementierung moderner Technologien, kontinuierlicher Einbezug der Mitarbeitenden und die Förderung einer offenen Kommunikationskultur. Beginnen Sie mit kleinen Schritten Ihren Weg, um Arbeitsprozesse zu verbessern!