Eine gute Arbeitsplanung ist in jeder Branche essenziell. Denn sie hilft bei der Strukturierung des Büroalltags, sodass die vorhandene Zeit optimal genutzt wird. Obwohl fast jedem bewusst ist, dass es ohne Arbeitsplanung schwierig ist, einen guten Workflow zu haben, ist die Umsetzung nicht immer einfach. Wie genau sieht eine gute Arbeitsplanung aus und welche Aspekte sollten dabei besonders beachtet werden?
Arbeitsplanung muss nicht kompliziert sein und bringt viele Vorteile mit sich. Während der Planung lassen sich gezielt Prioritäten setzen, da man sich so die Abläufe innerhalb seines Büroalltags bewusst macht.
Je öfter man sich mit der Arbeitsplanung auseinandersetzt, desto einfacher und weniger zeitintensiv wird sie. Die Mühe, die man hineinsteckt, lohnt sich in jedem Fall, da eine gelungene Arbeitsplanung effektiv zu einem guten Zeitmanagement beiträgt.
Im Folgenden lesen Sie, wie Ihre Arbeitsplanung gelingt und wie Sie Ihnen einen großen Nutzen bringen kann.
Schritt 1: ein ordentlicher Schreibtisch
Büroschreibtische sind dazu da, zu einem idealen Arbeitsplatz beizutragen. Im besten Falle sind sie funktional und ermöglichen ein Arbeiten in einer ordentlichen Atmosphäre. Als wichtiger Bestandteil der Büroausstattung trägt ein Schreibtisch maßgeblich dazu bei, eine optimale Arbeitsplanung zu ermöglichen. Er sollte Sie dabei unterstützen, den Überblick über anfallende Tagesaufgaben zu behalten.Darüber hinaus fällt das Arbeiten in einer aufgeräumten und ordentlichen Umgebung den meisten Menschen leichter. Auf diese Weise ist ein geordneter Schreibtisch äußerst wichtig für Ihre Arbeitsplanung.
Schritt 2: der Überblick über anfallende Aufgaben
Die Arbeitsplanung fällt je nach Branche und Job unterschiedlich aus. Ob Sie für nur für einen Tag oder eine ganze Woche planen können, hängt von Ihrer Tätigkeit ab. In manchen Branchen müssen Aufgaben kurzfristig umgeplant werden, sodass eine langfristige Arbeitsplanung kaum möglich ist. In solchen Fällen sollte sich die Arbeitsplanung zunächst auf einen Tag beschränken.Die Arbeitsplanung sollte in einer entspannten Atmosphäre stattfinden. Gönnen Sie sich dabei ruhig einen leckeren Kaffee und setzen Sie sich auf einen bequemen Bürostuhl. So starten Sie Ihren Tag mit einem groben Überblick über die anfallenden Aufgaben, während Sie noch ein wenig entspannen können.
Schritt 3: Fristen und Termine beachten
Die wenigsten Aufgaben müssen unmittelbar nach der Arbeitsplanung erledigt werden. Genau deshalb ist es wichtig, sich einen Überblick über die einzelnen Fristen zu verschaffen und zu überlegen, welche Aufgaben besonders dringend erledigt werden müssen. Es wäre schließlich nicht sinnvoll, direkt mit einer Aufgabe zu starten, mit der Sie sich eigentlich noch Zeit lassen können. Ordnen Sie also zunächst alle Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit.Unser Tipp: Arbeiten Sie bei der Strukturierung am besten mit Nummern oder Farben, um den Überblick zu behalten.
Schritt 4: Warum ist eine Aufgabe besonders wichtig?
Wenn Sie die Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit sortiert haben, steht der nächste Schritt in Ihrer Arbeitsplanung an. Machen Sie sich bewusst, aus welchem Grund eine bestimmte Aufgabe so wichtig und dringend ist. Diese Vorgehensweise kann dazu beitragen, motiviert und fokussiert zu bleiben.Wer sich nicht darüber im Klaren ist oder nicht versteht, weshalb eine Aufgabe Priorität hat, der wird diese Aufgabe widerwillig erledigen oder sogar aufschieben. So verschwinden die Unterlagen schnell im Büroschrank und im schlimmsten Falle werden sie vergessen. Machen Sie sich bewusst, warum eine bestimmte Aufgabe schnell erledigt werden muss und scheuen Sie sich dabei nicht, Vorgesetzte oder Kollegen zu fragen.
Schritt 5: Können Aufgaben abgegeben werden?
Sollten Sie während Ihrer Arbeitsplanung feststellen, dass Sie nicht alle Aufgaben fristgerecht erledigen können, sollten Sie sich schnellstmöglich eine Lösung einfallen lassen und das Problem aktiv angehen. Möglich wäre es, einige Punkte auf Ihrer Aufgabenliste an einen Kollegen abzugeben, der noch Kapazitäten hat.Spricht man in solchen Situationen direkt mit seinen Vorgesetzten und Kollegen, zeigt sich oft, dass sich eine Lösung finden lässt, sodass das Stresslevel durch optimale Aufgabenverteilung deutlich gesenkt werden kann.
Schritt 6: Reflexion und Optimierung
Haben Sie Ihre Aufgaben erledigt, lohnt es sich, noch einmal zurückzublicken und zu reflektieren. Haben Sie die Zeit für die Aufgaben richtig eingeschätzt oder sind Sie letztlich doch in Verzug gekommen? Überlegen Sie, ob es einer Optimierung Ihrer Arbeitsplanung bedarf und was Sie beim nächsten Mal besser machen können.Zieren Sie sich nicht davor, Ihre Arbeitsplanung kritisch zu betrachten und bei Bedarf zu optimieren. Nicht alle Bürotage sind gleich – deshalb ist es nicht schlimm, wenn Ihre Büroplanung nicht auf Anhieb perfekt ist. Wichtig ist, dass Sie Schwachstellen erkennen und beseitigen.
Arbeitsplanung ist noch immer aktuell und wichtig
Arbeitsplanung wird oft mit einer konservativen oder gar altmodischen Arbeitsweise in Verbindung gebracht. Doch das ist alles andere als zutreffend, denn besonders heutzutage ist eine gute Arbeitsplanung unentbehrlich.Die heutige Zeit ist geprägt von der Digitalisierung und der damit einhergehenden Schnelllebigkeit. Das hat zur Folge, dass Aufgaben im Büroalltag nicht einfach abgearbeitet werden können. Eine vorausschauende Arbeitsplanung mit „Puffer“ ist hier wichtig, damit auch auf spontan aufkommende Aufgaben gekonnt reagiert werden kann.
Wem die Planung mit Stift und Papier nicht mehr zeitgemäß erscheint, kann auch auf Apps zurückgreifen, die bei der Strukturierung von Aufgaben helfen können.
Unser Fazit: Die Arbeitsplanung erweist sich als effektive Hilfe in Ihrem Büroalltag. Sie kann dafür sorgen, Stress zu reduzieren, sodass Sie mit einem entspannten Gefühl in den wohlverdienten Feierabend gehen können.